CAPITULO III

OBLIGACIONES DE LAS INSTITUCIONES SOMETIDAS

AL CONTROL DE ESTA LEY

Art. 9.- Las instituciones están obligadas a informar por escrito o cualquier medio electrónico en el plazo de tres días hábiles a la UIF, de cualquier operación o transacción múltiple realizada por cada usuario que en un mismo día o en el plazo de un mes, exceda de quinientos mil colones o su equivalente en moneda extranjera, de acuerdo a las fluctuaciones de la moneda nacional, siempre y cuando hubiere los suficientes elementos de juicio, por considerarlas irregulares o cuando lo requiera la UIF.

Las Sociedades de seguros deben informar a la Superintendencia respectiva de todos los pagos que realicen en concepto de indemnización de los riegos que aseguren en exceso de la cantidad indicada en el inciso anterior.

Las entidades mencionadas en los literales a), h) e i) del Artículo 2 de esta Ley, también están obligadas a informar por escrito o cualquier medio electrónico, dentro de los tres días hábiles siguientes de tener conocimiento de la operación, al organismo de fiscalización o supervisión correspondiente de aquellos usuarios que, en sus pagos mensuales o quincenales pactados, hagan desembolsos que no guardan relación con sus ingresos reportados o con sus operaciones comerciales habituales cuando también hubieren los siguientes elementos de juicio para considerarlos irregulares.

Para la aplicación del presente artículo deberá tomarse en cuenta el reglamento que a efecto se emitirá.

Art. 10.- Las Instituciones, además de las obligaciones señaladas en el artículo anterior, tendrán las siguientes:

a) Identificar fehacientemente y con la diligencia necesaria a todos los usuarios que requieran sus servicios, así como la identidad de cualquier otra persona natural o jurídica, en cuyo nombre están ellos actuando.

b) Archivar y conservar la documentación de las operaciones por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha de la finalización de cada operación;

c) Capacitar al personal sobre los procesos o técnicas del lavado de dinero y de activos, a fin de que puedan identificar situaciones anómalas o sospechosas;

d) Establecer mecanismos de auditoría interna para verificar el cumplimiento de lo establecido en esta Ley;

e) Bajo los términos previstos en el Artículo 4 inciso cuarto de la presente Ley, los Bancos e Instituciones Financieras, Casas de Cambio y Bursátiles, adoptarán políticas, reglas y mecanismos de conducta que observará sus administradores, funcionarios y empleados, consistentes en:

I) desarrollan sus clientes, su magnitud, frecuencia, características, básicas de las transacciones en que se involucran corrientemente y, en particular, la de quienes efectúan cualquier tipo de depósito a la vista, a plazos, cuentas de ahorro, entregan bienes en fiducia o encargo fiduciario; o los que depositan en cajas de seguridad:

II) Establecer que el volumen, valor y movimiento de fondos de sus clientes guarden relación con la actividad económica de los mismos.

III) Fiscalía General de la República a través de la UIF y a la Superintendencia respectiva, cualquier información relevante sobre manejo de fondos, cuya cuantía o característica no guarden relación con la actividad económica de sus clientes o sobre transacciones de sus usuarios que por los montos involucrados, por su número, complejidad, características o circunstancias especiales, se elejaren de los patrones habituales o convencionales de las transacciones del mismo género; y que por ello pudiere incluirse razonablemente que se podría estar utilizando o pretendiendo utilizar a la entidad financiera para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas.

Art. 11.- Las instituciones deben mantener registros nominativos de sus usuarios. Estas no mantendrán cuentas anónimas o cuentas en las cuales hayan nombres incorrectos o ficticios.

Art. 12.- Las instituciones deben mantener por un período no menor de cinco años los registros necesarios sobre transacciones realizadas, tanto nacionales como internacionales, que permitan responder con prontitud a las solicitudes de información de los Organismos de fiscalización o supervisión correspondientes, de la Fiscalía General de la República y de los Tribunales competentes, en relación con el delito de lavado de dinero y de activos. Tales registros servirán para construir cada transacción, a fin de proporcionar, de ser necesario, pruebas de conducta delictiva.

Art. 13.- Las Instituciones, deben controlar las transacciones que realicen sus usuarios que sobrepase las cantidades establecidas y las condiciones indicadas en el Art. 9 inciso 1º. de esta Ley.

Para llevar el control indicado, las instituciones dispondrán de un formulario en el cual consignarán los datos pertinentes para identificar a sus usuarios y que deberá contener:

a) La identificación de la persona que realiza físicamente la transacción anotando su nombre completo, fecha de nacimiento, nacionalidad, domicilio y residencia, profesión u oficio, estado familiar, documento de identidad presentado y su firma.

b) La identificación de la persona a cuyo nombre se realiza la transacción expresándose los datos indicados en el literal anterior.

c) La identificación de la persona beneficiaria o destinataria de la transacción, si la hubiere, la cual contendrá similar información a la señalada en el literal a)

d) El tipo de transacción de que se trata;

e) La identidad de la Institución donde se realizó la transacción

f) El funcionario o empleado de la Institución que tramita la operación;

g) El monto de la transacción; y,

h) El lugar, la hora y la fecha de la transacción

Las instituciones remitirán este formulario a los organismos de fiscalización o supervisión correspondiente, cuando considere la existencia de una transacción sospechosa y copias de los informes presentados bajo este artículo, serán transmitidos simultáneamente a la UIF, tal como se establece en esta ley o por medio de este artículo.

Art. 14.- Las instituciones, designarán funcionarios encargados de velar por el mantenimiento y actualización de registros y formularios indicados en esta Ley.

Todos los registros e informes requeridos por esta ley pueden ser guardados y transmitidos en papel o en forma electrónica.

Art. 15.- el incumplimiento de las obligaciones anteriormente señaladas por parte de las Instituciones, sin prejuicio de la responsabilidad penal en la que pudieran incurrir, será sancionado conforme a lo establecido en las leyes de los organismos de fiscalización o supervisión.