CAPITULO IV

OPERACIONES SOSPECHOSAS O IRREGULARES

Cuarta.- Las Instituciones, deberán elaborar manuales de operación, los cuales deberán ser aprobados por su administración superior y debidamente autorizados y registrados por el organismo de fiscalización y supervisión respectivo, mismos que contendrán los criterios y bases para considerar las operaciones como sospechosas, así como desarrollar sistemas manuales o de computo, que les permitan instrumentar los procesos descritos a que se refieren estas instrucciones, especialmente para el monitoreo de operaciones o transacciones individuales o múltiples en efectivo superiores a ¢500,000.oo o su equivalente en moneda extranjera.
El organismo de fiscalización y supervisión correspondiente, no autorizará los manuales que no se apeguen a los sanos usos y prácticas comerciales, mercantiles y bursátiles.
Para tales efectos las Instituciones deberán considerar, para calificar una Operación Sospechosa o Irregular:
a) Las condiciones específicas de cada uno de sus Clientes, actividad profesional, giro mercantil o finalidad social correspondientes;
b) Los montos de las operaciones que comúnmente realicen, su relación con las actividades a que se refiere el literal anterior, el tipo de transferencia de recursos en cualquier Instrumento Monetario u otros medios que el Cliente acostumbre realizar;
c) Los usos y prácticas comerciales, mercantiles o bursátiles que privan en la plaza en que operen; y
d) Los criterios previstos en el Capítulo III del Reglamento de la Ley Contra el Lavado de Dinero y de Activos.

CRITERIOS GENERALES.
Para calificar una operación como irregular o sospechosa, resulta indispensable hacer referencia a los principios fundamentales que han servido de base para hacer la distinción entre las operaciones normales y las irregulares o sospechosas, formulándose a continuación una clasificación de las operaciones posiblemente sospechosas,
para facilitar su análisis, comprensión y aplicación en las diferentes áreas de las Instituciones. Asimismo, resulta necesario presentar otros criterios que brinden seguridad jurídica al efectuarse la calificación de las operaciones sospechosas.

Principios Fundamentales:
a).- Política "Conozca a su Cliente".- Mediante la aplicación de este principio, se podrán conocer las condiciones específicas de cada uno de los Clientes, tales como actividad profesional, giro mercantil o el correspondiente objeto o finalidad social.
b).- Principio de "Inconsistencia".- Este elemento participa usualmente en toda operación sospechosa, ya que en su realización suele presentarse una inconsistencia entre dicha operación y las actividades propias del Cliente.
Estos principios se complementan entre sí, ya que se debe conocer al Cliente, para estar en condiciones de determinar si sus operaciones son inconsistentes con sus actividades comerciales o personales.

Clasificación de las Operaciones Posiblemente Sospechosas:
Por razones de método, las operaciones posiblemente sospechosas se clasifican en función de su naturaleza pasiva, activa o de servicios.
a).- Operaciones Pasivas.- Mediante estas operaciones las instituciones captan recursos del público, quedando comprendidas entre estas operaciones los depósitos bancarios de dinero a la vista, retirables en días preestablecidos, ahorro y a plazo o previo aviso; los préstamos documentados en pagarés con rendimiento liquidable al vencimiento; así como la emisión de bonos y obligaciones subordinadas.
b).- Operaciones Activas.- A través de estas operaciones las instituciones canalizan los recursos captados, quedando comprendidas en estas operaciones los préstamos, créditos, descuentos, depósitos en instituciones de crédito o entidades financieras del exterior; tarjetas de crédito, así como la adquisición de obligaciones por cuenta de terceros, con base en créditos concedidos a través del otorgamiento de avales, cartas de crédito y aceptaciones.
c).- Operaciones de Servicios y Otras.- Dentro de este apartado quedan comprendidos los fideicomisos, mandatos, comisiones, caja de seguridad, transferencias, órdenes de pago, giros bancarios, cheques de caja, operaciones con valores, y divisas, expedición de cartas de crédito previa recepción de su importe y depósitos de títulos en administración.

Ejemplos de Operaciones Posiblemente Sospechosas:
Las operaciones que a continuación se relacionan no son en sí mismas sospechosas, porque requieren, independientemente de su cuantía, la aplicación de los principios fundamentales relativos al "Conocimiento del Cliente" y a la "Inconsistencia", para que sean calificadas como sospechosas. Además, estas operaciones se presentan a manera de ejemplos, que pueden llamar la atención del personal que participe en las mismas y que, con base en la información a su alcance deba calificarlas de sospechosas, después de haberles aplicado los anteriores criterios cualitativos, siendo siempre conscientes que el lavador de dinero puede utilizar cualquier operación para lograr su objetivo.
La presente relación de ejemplos no es limitativa, por lo que los empleados de las Instituciones podrán determinar o detectar alguna otra condición o criterio diferentes, por los que a su juicio la operación pudiera ser calificada de sospechosa y, por tanto, proceder a su reporte.
Las Instituciones realizarán su mayor esfuerzo de acuerdo a sus posibilidades, para desarrollar programas de capacitación, auditoria e informática, para orientar, apoyar y proveer de información a sus empleados, a efecto de que éstos puedan detectar las transacciones que a continuación se relacionan, las que han sido señaladas por la experiencia internacional, como casos que pueden dar origen a operaciones sospechosas.

A. OPERACIONES PASIVAS.

Cuando se detecten operaciones tales como:
· Cuentas en las cuales los depósitos y retiros se realizan fundamentalmente en efectivo y no en documentos;
· Cuentas que reciben gran número de depósitos en efectivo, cheques u otros instrumentos monetarios y pocos retiros hasta acumular una suma considerable, y posteriormente son retirados los fondos mediante una sola operación.
· Cuentas con un gran volumen de depósitos en cheques de caja, órdenes de pago y/o transferencias electrónicas.
· Cuentas que presentan grandes montos de transacción (depósitos, retiros, compras de instrumentos monetarios).
· Cuentas que presentan grandes transacciones en efectivo.
· Depósitos aislados en efectivo que sean de monto considerable y se realicen con monedas y billetes de baja denominación;
· Cuentas que, en el mismo día, reciben varios depósitos realizados en diferentes sucursales;
· Cuentas que reciben y envían transferencias electrónicas con frecuencia, especialmente de los países considerados jurisdicciones de baja imposición fiscal (paraísos fiscales), los cuales se relacionan en un apéndice por separado.
· Cuentas que reciben, en un día o en un corto período, muchos depósitos pequeños a través de transferencias, cheques y órdenes de pago, que inmediatamente remiten esos recursos a otra ciudad o país, a través de transferencias electrónicas, dejando sólo una pequeña cantidad como saldo en la cuenta.
· Cuentas de Clientes cuyo domicilio particular o de su negocio no corresponda al área de servicio de la sucursal donde hacen habitualmente transacciones.
· Cuentas que reciben frecuentes depósitos de grandes cantidades de divisas;
· Cuentas que reciben depósitos frecuentes realizados con billetes muy viejos o dañados;
· Clientes que reciben transferencias de recursos e inmediatamente los transforman en instrumentos monetarios a nombre de terceras personas.

B. OPERACIONES ACTIVAS.

· Clientes que liquidan repentinamente un crédito problemático, sin justificación aparente de la procedencia de los recursos;
· Clientes que liquidan total o parcialmente un crédito problemático en efectivo, divisas o mediante documentos que no permiten identificar a su librador.
· Créditos otorgados con garantía de activos depositados en la institución o en terceros, cuyo origen es desconocido o cuyo valor no guarda relación con la situación del Cliente.
· Cartas de crédito documentarias de importación y exportación, en las que no se tenga, de acuerdo a las normas de la Institución, información del importador o exportador, o bien, cuando sean pagaderas contra copias de documentos.
· Expedición de cartas de crédito contingentes, para garantizar préstamos otorgados por entidades financieras del exterior.

C. OPERACIONES DE SERVICIOS Y OTRAS.
· Clientes que compran cheques de caja, órdenes de pago, cheques de viajero y otros instrumentos similares, con grandes sumas de dinero en efectivo o con gran frecuencia, sin que exista razón aparente para ello;
· Cambios repentinos, inconsistencias o patrones estructurados en operaciones en divisas;
· Clientes que realicen cambios frecuentes de billetes de baja denominación por billetes de alta denominación o viceversa;
· Compras al contado poco usuales de órdenes de pago y cheques de caja;
· Cuando se detecten operaciones con valores a través de fideicomisos, mandatos, comisiones y reportos, en montos considerables y en efectivo.
· Operaciones de cambio en que el Cliente no presta atención en el tipo de cambio.
· Compra de bienes adjudicados o recibidos en pago, siendo dudoso el origen de los recursos.
· Afectación fiduciaria de bienes inmuebles (grandes extensiones de terreno), designándose como fideicomisario a persona física o jurídica extranjera no identificadas plenamente, generando el fiduciario carta bloqueo de tales bienes, con el objeto de obtener créditos de otras instituciones financieras.
· Aportación en fideicomiso con disposición testamentaria de cantidades en moneda extranjera, principalmente dólares de los Estados Unidos de América, sin que se logre determinar con precisión, por parte del Cliente, el origen y ruta de los recursos.
· Constitución de fideicomisos para garantizar supuestos créditos de instituciones financieras del exterior, cuando en realidad el crédito se otorga con cargo a una cuenta de un Cliente de dichas instituciones no identificado plenamente.
· Otorgamiento de garantías fiduciarias por créditos, sobre los cuales no se cuenta con evidencia de su existencia, en proporción a los valores de los bienes fideicomitidos.
· Fideicomisos para garantizar apoyos financieros a empresas de reciente creación y sin ningún antecedente crediticio, comercial o empresarial.
· Utilización del fideicomiso como mecanismo para la entrada al país de grandes cantidades de recursos, sin un determinado fin o destino de los mismos.
· Clientes interesados en constituir fideicomisos en instituciones de cobertura internacional, como requisito fundamental para la recepción de recursos, argumentando el Cliente que sus socios sólo aceptarían dicho tipo de instituciones para la entrega de los recursos, solicitando cartas de aceptación por parte del fiduciario del fideicomiso propuesto.
Para los efectos de este Instructivo se entenderá que las operaciones de fideicomiso también se puede llevar a cabo mediante mandatos, comisiones o depósitos en administración.

Otros Criterios:
1) El reporte de las operaciones sospechosas no impedirá su realización, ni será motivo en su caso de ser cancelada. Este criterio se aplicará, sin perjuicio de que por otras razones no se considere conveniente llevar a cabo la operación.
2) Cuando el Cliente presente datos que posteriormente resulten falsos o que no puedan comprobarse, o bien, cuando el Oficial de Cumplimiento reciba para su análisis un reporte de operación posiblemente sospechosa y detecte que el Cliente no ha cumplido con su obligación de presentar copia de la inscripción de la escritura constitutiva, la correspondiente operación será reportada como sospechosa. En caso de que se cancele la cuenta antes de que sea entregada la inscripción al Registro, la operación se reportará como sospechosa, para lo cual se tomará en cuenta el movimiento, montos, tipo de transacciones y la información que se tenga del Cliente.
3) En caso de que el Cliente se niegue a ser identificado, no se celebrará la operación y, en consecuencia, no habrá material para un reporte de operación sospechosa.
4) No se debe informar al Cliente que su operación será reportada como sospechosa.

Disposición Especial. Las instituciones deberán informar como Operación o Transacción Sospechosa o Irregular a la Unidad de Investigación Financiera (UIF) de la Fiscalía General de la República y a la Superintendencia respectiva, independientemente de la cuantía, cualquier operación, transacción o cuenta realizada o aperturada por clientes o usuarios de quienes se tenga indicios o conocimiento por cualquier medio de que están vinculados o relacionados directa o indirectamente con cualquiera de las actividades delictivas a las que se refiere el artículo 6 de la Ley Contra el Lavado de Dinero y de Activos, y especialmente a Actos de Terrorismo a nivel local o de trascendencia internacional.
Asimismo, deberán informar previamente a la UIF sobre la decisión de cerrar o cancelar las cuentas de aquellos clientes de los que se presuma que están vinculados o relacionados directa o indirectamente en los delitos referidos en el párrafo anterior, a fin de que la UIF pueda intervenir oportunamente y evitar así la pérdida de evidencias y la imposibilidad de la imposición de medidas cautelares y/o del ejercicio de la acción penal por parte del Ministerio Público."

PROCEDIMIENTO.
El funcionario o empleado de las Instituciones que detecte la celebración de una "Operación Irregular o Sospechosa", llenará el formato elaborado para el efecto y lo entregará a su superior inmediato, a fin de que éste lo haga llegar al Oficial de Cumplimiento, que cada una de las instituciones haya establecido, en el que se concentrarán tales reportes para analizarlos y tomar los acuerdos correspondientes, a efecto de que, en su caso, se remitan a la Unidad de Investigación Financiera de la Fiscalía General de la República y a los organismos de supervisión y fiscalización correspondientes.
Es necesario que cada Institución considere, en los procedimientos que establezca sobre esta materia, el que se mantenga en el anonimato la persona que detecte la operación, pero al mismo tiempo sea posible internamente identificarlo en un momento dado. La finalidad obvia de ese anonimato es proteger al funcionario o empleado. Por tal motivo, los reportes de las operaciones sospechosas serán presentados por el Oficial de Cumplimiento quien podrá utilizar códigos cifrados para establecer auténticamente su identidad en el reporte previa notificación por escrito a la UIF y al organismo de fiscalización y supervisión respectivo.

REPORTE.
El formato de reporte de las operaciones sospechosas será dado a conocer por la Unidad de Investigación Financiera (UIF), debiéndose presentar la información requerida en dicho formato, a través de los medios magnéticos o cualquier otro que determine la UIF. Para tal efecto, las entidades desarrollarán los correspondientes sistemas.

Quinta.- Las Instituciones, deberán formular y presentar al organismo de fiscalización y supervisión correspondiente y a la Unidad de Investigación Financiera (UIF) de la Fiscalía General de la República, la información requerida en los formatos de Transacciones en Efectivo y de Reporte de Operaciones Sospechosas, cuyo contenido expida la UIF, en el plazo previsto en el artículo 3 del Reglamento de la Ley Contra el Lavado de Dinero y de Activos.
Operaciones Múltiples - Transacciones en Efectivo: Corresponde a aquellas transacciones diarias en efectivo inferiores a ¢500,000.oo o su equivalente en moneda extranjera, que se realizan en una o varias oficinas, durante un mes computados en la forma prevista en el artículo 3 inciso segundo del Reglamento de la Ley Contra el Lavado de Dinero y de Activos, por o en beneficio de una misma persona, pero que en su conjunto superan esa cantidad.
El Departamento de Sistemas de cada institución generará por Cliente al cierre de cada mes calendario un listado impreso o por medios electrónicos, para las sucursales o agencias y copia para la Oficina de Cumplimiento.
Con base en la revisión y análisis de este listado las agencias podrán determinar aquellos clientes que normalmente dentro del giro de sus negocios, durante el mes, no manejan esta suma de dinero. Dichos Clientes deben reportarse a la Oficina de Cumplimiento como operación irregular o sospechosa en el formato respectivo y debidamente documentado.
Para el control de estas operaciones no será necesario el diligenciamiento del formulario F-UIF01, sin perjuicio de la obligación de reportarlas como irregulares o sospechosas al existir los suficientes elementos de juicio.