CAPITULO III
IDENTIFICACION DE CLIENTES
Segunda.- La forma más importante para evitar el riesgo de que se
involucre y utilice a las Instituciones como intermediarias en operaciones
ilícitas, es precisamente el correcto "conocimiento del
Cliente".
Por ello es que en este Capítulo se describen medidas concretas y
estrictas de identificación y conocimiento del Cliente, que deben
realizarse tanto en aperturas de cuentas y contratos, como en la
realización de transacciones.
Las Instituciones, establecerán medidas concretas y estrictas de
identificación y conocimiento del Cliente, previamente a la realización
de las transacciones, en los siguientes términos:
I.- En el caso de personas naturales, se requerirá en la realización de
operaciones por montos superiores a lo establecido en el inciso segundo de
la Tercera de las presentes instrucciones, la presentación de una
identificación personal que deberá ser en todo caso el o los documentos
que la institución considere procedente y deben ser documentos originales
oficiales emitidos por autoridad competente, en donde aparezcan
fotografía del portador, su firma y domicilio, debiendo conservar las
Instituciones copia de dichos documentos, excepto colectores, servicio a
domicilio, buzones de remesas y cajeros automáticos.
Independientemente de lo anterior, las Instituciones deberán mantener
físicamente o por medios electrónicos un expediente de identificación
del Cliente, en el que deberá obtenerse y hacer constar nombre completo,
fecha de nacimiento, nacionalidad, profesión, actividad o giro de
negocios y domicilio particular (calle, número, colonia, código postal,
ciudad, municipio o población y teléfono), y en su caso Número de
Identificación Tributaria ( NIT).
II.- Las Instituciones deberán abrir un expediente de identificación del
Cliente persona jurídica, en el que deberá obtenerse y hacer constar
nombre, denominación o razón social, domicilio (calle, número, colonia,
código postal, ciudad, municipio o población y teléfono), nacionalidad,
nombre del administrador o administradores, director, gerente general o
apoderado legal, que en ese acto obligue con su firma a la persona
jurídica, actividad económica o giro comercial, Número de
Identificación Tributaria, copia del testimonio de la Escritura de
Constitución debidamente registrado o cualquier otro documento que de fe
de su existencia legal y que acredite el domicilio, tales como: último
recibo de pago de impuestos municipales, contrato de arrendamiento, recibo
de luz, teléfono o recibo de pago de derechos por suministro de agua,
debiéndose conservar copia fotostática de todos los documentos citados.
III.- Tratándose de personas de nacionalidad extranjera, además de
cumplir los requisitos señalados en esta Disposición para las personas
nacionales, deberán:
a) En el caso de personas naturales, presentar pasaporte vigente o carné
de residencia;
b) Tratándose de personas jurídicas, presentar original del documento
que acredite su legal existencia debidamente autenticado por la autoridad
consular correspondiente, así como del que acredite como su representante
a la persona natural que se ostente como tal y en caso de ser ésta
también de nacionalidad extranjera, original de su pasaporte.
Tercera.- Para los efectos del presente Instructivo, las Instituciones
tendrán la obligación de identificar a sus clientes o usuarios, cuando
realicen operaciones individuales de entrega o recibo de fondos en
efectivo cuyo valor exceda los cinco mil colones o su equivalencia en
moneda extranjera, de acuerdo a las fluctuaciones de la moneda nacional o
de curso legal, haciéndose constar en el documento que ampara la
transacción el tipo y número del documento de identidad oficial de quien
realice físicamente la transacción. Lo anterior no aplicará para
operaciones realizadas a través de colectores, servicio a domicilio,
buzones de remesas y cajeros automáticos o sistemas con dispositivos
electrónicos de validación equivalentes o análogos a estos últimos.
(1)
Para las operaciones o transacciones en efectivo superiores a quinientos
mil colones o su equivalencia en moneda extranjera, de acuerdo a las
fluctuaciones de la moneda nacional o de curso legal, las instituciones
dispondrán del formulario a que se refiere el inciso segundo del
artículo 13 de la Ley Contra el Lavado de Dinero y de Activos y 13 del
Convenio Centroamericano para la Prevención y la Represión de los
Delitos de Lavado de Dinero y de Activos, Relacionados con el Tráfico
Ilícito de Drogas y Delitos Conexos, cuyo contenido será determinado por
la Unidad de Investigación Financiera, el cual deberán remitir en todo
caso a la UIF y al Organismo de Fiscalización y Supervisión
correspondiente en la forma y plazo previsto en el artículo 9 de la Ley
Contra el Lavado de Dinero y de Activos.
NORMAS PARTICULARES:
a).- Aperturas:
1) Debe mantenerse con los Clientes una relación estrecha, que permita
conocer sus actividades, a efecto de garantizar prácticas financieras y
bancarias sanas, cumpliéndose con el marco jurídico aplicable en vigor.
2) No podrán efectuarse aperturas de cuentas o contratos a Clientes que
no proporcionen la documentación e información necesaria para su
identificación.
3) La Institución deberá identificar al solicitante o prospecto con
identificación oficial que contenga fotografía, firma y domicilio.
4) La Institución verificará que las firmas y nombres anotados en el
registro y el contrato correspondan a las firmas y nombres de las
identificaciones proporcionadas por el titular del contrato.
5) Deberá mantenerse un expediente por la apertura, en el que se
integrará toda la documentación del Cliente y su actividad habitual,
siendo responsable la Institución de la suficiencia del expediente,
conservándolo en los plazos y condiciones que se establecen en el
Capítulo relacionado al Archivo y Conservación de Documentos de este
Instructivo.
6) La Institución deberá asegurar el cumplimiento de todos los
requisitos para la apertura de cuentas o contratos.
7) No se abrirá expediente de identificación, tratándose de depósitos
bancarios de dinero en cuenta de ahorro o en otras modalidades, siempre
que la apertura de tales cuentas se lleve a cabo a petición de una
empresa o institución establecida, con cuenta en la Institución, que las
cuentas se abran a favor de los trabajadores registrados en dicha empresa,
efectuándose el correspondiente cargo en la cuenta de la empresa.
8) En casos justificados, dada la situación del Cliente, puede concederse
en cuentas o contratos nuevos un plazo de 60 días hábiles, contados a
partir de la apertura o celebración, para la integración del expediente
de identificación. De no integrarse el expediente en ese plazo, debe
cancelarse la cuenta y de acuerdo al monto, frecuencia, naturaleza de la
operación y condición específica del Cliente, podrá procederse a su
reporte como sospechosa.
9) Tratándose de operaciones de fideicomiso, comisión o mandato, la
institución fiduciaria, en el acto constitutivo de dichas operaciones,
procederá a identificar a las partes que comparezcan a la suscripción
del contrato respectivo.
10) Cuando en dichas operaciones hubiere incrementos o retiros efectuados
por personas distintas a los fideicomitentes, mandantes o comitentes
iniciales, la institución fiduciaria también procederá a identificarlos
al momento de realizar las operaciones.
11) Omitir la identificación en los siguientes casos:
· A los Fideicomisarios, tratándose de fideicomisos constituidos para
cumplir prestaciones laborales, previsión social de carácter general,
cuando se reciban aportaciones de las empresas, de sus sindicatos o de
personas integrantes de ambos, incluyendo enunciativamente los siguientes:
fideicomisos con base en fondos de pensiones con planes de primas de
antigüedad, para establecer beneficios o prestaciones múltiples, para
préstamos hipotecarios a los empleados, para fondos y cajas de ahorro y
prestaciones de ayuda mutua, entre otros. Tratándose de Fideicomisos para
Pensiones, se identificará al pensionado.
b).- Transacciones:
1) Debe asegurarse que en toda transacción por un monto superior
¢500,000.oo o su equivalente en moneda extranjera, en efectivo, se haya
identificado a la persona de la forma establecida en estas Disposiciones .
2) En operaciones por un monto superior ¢500,000.oo o su equivalente en
moneda extranjera, en efectivo o cuando concurra cualquiera de las
circunstancias previstas en los artículos 15 y 17 del Reglamento de la
Ley Contra el Lavado de Dinero y de Activos, no podrán efectuarse
transacciones, si el Cliente:
· Se niega a proporcionar la identificación o información adicional que
se requiera para conocer su giro de negocio o la naturaleza de la
operación.
· La identificación que se obtenga no sea de las características que se
indican en estas Disposiciones.
3) La Institución debe mantener la documentación que acredite el
cumplimiento suficiente de estos requisitos de identificación, en las
transacciones que así lo requieran.
4) Respecto a la custodia de documentos deben aplicarse los plazos y las
condiciones de seguridad que se establecen en el Capítulo relativo al
Archivo y Conservación de Documentos de este Instructivo.
5) En caso de operaciones por un monto superior ¢500,000.oo o su
equivalente en moneda extranjera, en efectivo, que son realizadas a nombre
de una persona jurídica sin cuenta, únicamente se recibirán si se anexa
acta constitutiva de la sociedad, poder e identificación del
representante legal.
6) En las transacciones que realicen Clientes con cuentas establecidas en
la Institución por un monto superior ¢500,000.oo o su equivalente en
moneda extranjera en efectivo, sólo deberán mostrar su identificación,
sin entregarse ni conservarse fotocopia de la misma, siempre que se cuente
con un expediente en donde se identifique plenamente al Cliente de acuerdo
con los requisitos establecidos en este Instructivo.
PROCEDIMIENTO EN APERTURA DE CUENTAS O CONTRATOS.
a).- Alcance.
Los procedimientos que a continuación se describen, son aplicables a las
aperturas que se realicen en todas las Instituciones, sus sucursales,
agencias y subsidiarias, y para todas las operaciones que impliquen
recepción, entrega o transferencia de fondos de cualquier tipo de
depósito, ahorro, inversión, fideicomisos, mandatos, comisiones, cajas
de seguridad y otorgamiento de crédito bajo cualquier modalidad.
b).- Entrevista.
Tiene por objeto conocer a los Clientes, respecto a su calidad moral,
forma de operar e importancia económica, de acuerdo con los usos,
costumbres de la plaza y giro del negocio.
Los Clientes, a efecto de establecer su perfil, al perfeccionar la
operación o contrato informará a la Institución mediante declaración
jurada el origen o procedencia de los fondos, así como su actividad
económica y el movimiento de los fondos proyectado mensualmente, y
deberá firmar dicha declaración en presencia del funcionario o empleado
de la Institución.
c).- Documentación de Identificación.
Los requisitos se solicitarán por tipo de persona de acuerdo a la
siguiente tabla:
TIPO DE PERSONA NATURAL JURIDICA
REQUISITOS NAC. EXT. NAC. EXT.
IDENTIFICACION OFICIAL (CON FIRMA, FOTOGRAFIA Y DOMICILIO) X X (Del
representante) X X
COMPROBANTE DE DOMICILIO (*) X (*) X X X
NUMERO DE REGISTRO FISCAL (IVA)Y NUMERO DE IDENTIFICACION TRIBUTARIA
(NIT). (En su caso)X (En su caso)X X (En su caso)X
PODERES NOTARIALES DE LOS REPRESENTANTES (En su caso)X (En su caso)X X X
TESTIMONIO DE ESCRITURA DE CONSTITUCION (**) X
PASAPORTE/ CALIDAD MIGRATORIA X
TESTIMONIO QUE DEMUESTRE EXISTENCIA LEGAL X
(*) El comprobante de domicilio sólo se requiere cuando la
identificación que se obtenga del Cliente, no cuente con domicilio o que
no coincida con el señalado en el contrato.
(**) Tratándose de sociedades de reciente constitución, se debe recibir
la certificación notarial de que el primer testimonio de la escritura
constitutiva está en proceso de registro.
Una vez que el Cliente tenga el testimonio con datos de inscripción en el
Registro de Comercio, deberá presentar a la Institución una copia del
mismo.
d).- Personas Naturales o Jurídicas de Nacionalidad Salvadoreña.
d.a).- Identificación.
1) Se requerirá al solicitante, titular o representante, identificación
oficial, con fotografía, firma de los interesados y, en su caso,
domicilio.
2) Si el solicitante es una persona jurídica, se requerirá a sus
representantes o apoderados, una identificación oficial con fotografía,
firma y, en su caso, domicilio.
3) La omisión del domicilio en los medios de identificación, podrá ser
subsanada mediante el comprobante de domicilio.
4) Como ejemplos de identificaciones válidos se tienen, entre otros, los
siguientes:
· Licencia de Conducir.
· Carné Electoral.
· Pasaporte.
· Cédula de Identidad Personal.
d.b).- Comprobante de domicilio.
1) Tratándose de personas físicas o naturales, el comprobante de
domicilio será requerido sólo cuando la identificación personal no
describa el domicilio o éste no coincida con el señalado en el contrato.
2) Para personas jurídicas, independientemente de la identificación
presentada, debe requerirse al solicitante un comprobante de domicilio de
la empresa.
3) Como ejemplos de los comprobantes de domicilio se tienen, entre otros,
los siguientes:
· Recibo de Luz.
· Teléfono.
· Agua.
NOTA: Los comprobantes no deberán tener más de 6 meses de antigüedad.
d.c).- Registro Fiscal (IVA).
1) Este requisito aplica para personas jurídicas y personas físicas que
debido a su actividad lo requiere tal como empresarial, profesional u
otras.
2) Se recabará del solicitante o Cliente el Registro Fiscal o Número de
Identificación Tributaria.
d.d).- Testimonio de Escritura Pública de Constitución y Poderes
Notariales.
1) Este requisito siempre aplica para personas jurídicas. Tratándose de
personas naturales, sólo pueden aplicar los poderes notariales, cuando
sean representadas por sus mandatarios o apoderados.
2) Se debe recabar del solicitante o Cliente la siguiente documentación
de acuerdo al tipo de sociedad:
ü Sociedades mercantiles:
q Escrituras constitutivas debidamente inscritas en el Registro Público
de Comercio.
q Nombramientos y poderes otorgados a los miembros directores de la
empresa.
ü Sindicatos y asociaciones:
q Estatutos debidamente inscritos en el Ministerio del Interior y/o actas
de asambleas en donde se estipulen la designación de apoderados.
3) Tratándose de sociedades de reciente constitución, se les debe
solicitar la certificación notarial de que el testimonio de la escritura
constitutiva se encuentra en trámite de inscripción en el Registro de
Comercio, quedando obligado el Cliente a presentar a la Institución una
copia de la inscripción en el citado Registro, una vez que cuente con el
testimonio con datos de inscripción. No podrá efectuarse apertura de
cuentas o contratos en caso de que el Cliente no presente la mencionada
certificación notarial. En relación con los Sindicatos, se solicitará a
éstos su constancia de registro ante el Ministerio de Trabajo.
e).- Personas Naturales o Jurídicas de Nacionalidad Extranjera.
Además de cumplirse con los requisitos antes señalados y según
apliquen, se debe considerar lo siguiente:
1) Tratándose de personas naturales, solicitar pasaporte y verificar que
el nombre, fotografía, nacionalidad y firma correspondan a los datos del
solicitante, así mismo se debe solicitar, en su caso, la calidad
migratoria.
2) Tratándose de personas jurídicas, solicitar el documento original que
acredite su existencia legal, así como del que acredite como su
representante a la persona natural que se ostente como tal y en caso de
ser ésta también de nacionalidad extranjera, original de su pasaporte.
3) Tratándose de documentos expedidos en el extranjero, éstos deberán
ser análogos a los previstos en el derecho civil y mercantil.
Como ejemplos de identificaciones válidas se tienen, entre otros, los
siguientes:
· Pasaporte.
· Formas Migratorias.
· Seguro Social.
· Carné de Residente
LISTA DE EXENTOS.
Toda política "Conozca a su Cliente" debe de establecer un
mecanismo de identificación claro y verificable de clientes y
solicitantes de servicios y productos financieros, recoger la
implantación de un perfil de cada Cliente a fin de poder establecer los
patrones de operación de la cuenta, con la finalidad de detectar las
necesidades de servicios por parte del Cliente y la de descubrir cambios
en los patrones los cuales no necesariamente indican que sea causado por
una actividad ilegal, bien pueden estar motivados por una ampliación del
negocio del Cliente y, por lo tanto puede ser prospecto para otros
servicios financieros o bien para ser incluido en una Lista de Exentos que
cada Institución podrá llevar para eximir al cliente de completar el
Formulario de Transacciones en Efectivo (F-UIF01) que para tal efecto
emitirá la UIF.
La inclusión de un Cliente a la Lista de Exentos debe ser razonada y
documentada, llevándose para tal efecto un archivo en donde deberá
figurar lo siguiente:
1) Nombre del oficial bancario que propone la inclusión.
2) Los argumentos expuestos y la decisión tomada.
3) Motivación debidamente documentada de la decisión de inclusión.
La inclusión de un Cliente a la Lista de Exentos no significa que si
existe un cambio brusco de patrones no justificado no deba ser reportado a
las autoridades competentes.
Cuando el giro ordinario de los negocios de un Cliente determinado,
implique la realización corriente de numerosas transacciones en efectivo,
habiéndose establecido razonablemente que sus actividades son lícitas,
la institución podrá excluirlo del diligenciamiento del Formulario de
Transacciones en Efectivo (F-UIF 01).
Criterios para la Determinación de Clientes Exonerados del Formulario de
Transacciones en Efectivo (F-UIF 01):
Se debe cumplir con cada uno de los siguientes puntos, para que un Cliente
sea exonerado de la presentación del Formulario de Transacciones en
Efectivo (F-UIF 01):
- El Cliente debe estar vinculado a la entidad con un mínimo de seis (6)
meses o a juicio de la administración superior.
- Se debe tener un pleno conocimiento del Cliente y de sus actividades,
poseer toda la documentación requerida y habérsele realizado la
correspondiente visita a fin de verificar el perfil del Cliente.
- El volumen y monto de transacciones implique el manejo de importantes
cantidades de efectivo.
- El negocio debe figurar dentro de los siguientes conceptos:
* Cooperativas y personas jurídicas
* Supermercados
* Almacenes
* Cines
* Empresas de transporte
* Convenios especiales. Ejemplo: recaudos por cuenta de terceros
* Recaudo de servicios públicos
* Restaurantes