NPNB4-04

El Consejo Directivo de la Superintendencia del Sistema Financiero, a efecto de darle cumplimiento a lo establecido en el artículo 31 de la Ley Orgánica de la Superintendencia del Sistema Financiero y en el artículo 146 de la Ley de Intermediarios Financieros No Bancarios, acuerda emitir las:

NORMAS PARA LA RECOLECCION DE INFORMACION PARA EL SISTEMA CONTABLE ESTADISTICO DE INTERMEDIARIOS FINANCIEROS NO BANCARIOS

CAPÍTULO I
OBJETO Y SUJETOS

Objeto
Art. 1 .- Las presentes Normas tienen por objeto establecer los procesos de envío y validación de datos, así como la información que será la base del Sistema Contable Estadístico de Intermediarios Financieros No Bancarios, para lo cual se crea la guía que los sujetos que se mencionan en el siguiente Artículo 2 deberán atender para enviar los archivos con la información requerida por la Superintendencia del Sistema Financiero, a fin de que la misma sea uniforme, oportuna y de calidad.

El "Sistema Contable Estadístico de los Intermediarios Financieros No Bancarios" será el receptor de la información contable y extracontable enviada por los intermediarios financieros no bancarios a través de medios magnéticos o electrónicos.

Sujetos
Art. 2 .- Los sujetos obligados al cumplimientos de estas Normas son los siguientes:

a) Las cooperativas de ahorro y crédito que además de captar dinero de sus socios lo hagan del publico;

b) Las cooperativas de ahorro y crédito cuando la suma de sus depósitos y aportaciones excedan de seiscientos millones de colones o su equivalente en dólares de los Estados Unidos de América;

c) Las federaciones de cooperativas de ahorro y crédito calificadas por la Superintendencia del Sistema Financiero para realizar las operaciones de intermediación que señala la Ley de Intermediarios Financieros no Bancarios; y

d) Las Sociedades de Ahorro y Crédito.

En las presentes Normas, la Superintendencia del Sistema Financiero podrá denominarse Superintendencia; y las Sociedades y Asociaciones Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Bancos de los Trabajadores y las Cajas de Crédito Rurales, se denominarán Cooperativas.

CAPÍTULO II
INSTRUCCIONES SOBRE EL ENVIO

Nombres de los archivos
Art. 3.- Los nombres de los archivos a los que se trasladarán los datos previos a su validación son los siguientes:

CENBCATA.DBF : Archivo que contiene el catálogo de cuentas con sus saldos.

CENBPYNP.DBF : Archivo que almacena la información extracontable sobre los depósitos en Bancos y otras Instituciones Financieras de Primera y No Primera Línea residentes en el extranjero.

CENBEXTC.DBF : Archivo con información extracontable utilizada en el cálculo del Fondo Patrimonial.

Los archivos antes mencionados deberán enviarse en formato ANYWHERE respetando la siguiente convención de nombre y extensión: XXXXAAMMDDCC.YYY (Este archivo es de tipo .cdb y será generado por el programa verificador).

Donde:

XXXX : Corresponde al código de la institución asignado por la Superintendencia del Sistema Financiero,
AAMMDD : Corresponde a la fecha de corte del envío,
CC : Es un correlativo de envíos,
YYY : Corresponde a la identificación del sistema (para el Contable Estadístico será CEN)

Métodos para el envío de información
Art. 4 .- Los métodos para el envío de la información son los siguientes:

a) Magnético: Vía disquete (3.5”)
b) Electrónico: Vía Red que se conecte a la Superintendencia, a través del protocolo FTP u otro medio parecido

Si utiliza el método magnético se tendrá que enviar el archivo XXXXAAMMDDCC.CEN en los disquetes y el reporte de envío de datos según Anexo 6. El disquete deberá rotularse de la siguiente manera:

Nombre de la Institución que envía los datos
Fecha de corte de los datos: dd-<MM>- aaaa
SISTEMA CONTABLE ESTADISTICO DE IFNB
No. DE DISQUETE n/m

Sí utiliza el método electrónico, se tendrán que enviar dos archivos: XXXXAAMMDDCC.COE, y REPENVIO.RTF (Reporte de envío de datos generado por el sistema, en el cual se especifica el número de serie del envío) según Anexo 6.

Validez del envío
Art. 5.- Independientemente del método que se utilice para enviar la información, dicho envío se tendrá por válido hasta que sea recibido y cargado satisfactoriamente en las bases de datos dentro de la Superintendencia y que, además, se haya generado el documento de aceptación de los datos.

Si la información se recibe a través del método electrónico, la Superintendencia, notificará a la institución que el envío fue aceptado o rechazado. Dicha notificación se hará a través de fax, vía telefónica o e-mail.

CAPÍTULO III
CLASE DE INFORMACION REQUERIDA Y FECHAS DE ENTREGA

Información requerida
Art. 6.- La información requerida consiste en las cifras definitivas del:

• Catálogo de Cuentas con saldos sin consolidar

• Depósitos en Bancos y otras Instituciones Extranjeras (De Primera Línea y de No Primera Línea)

• Otra información extracontable utilizada en el cálculo del Fondo Patrimonial

 Catálogo de cuentas con saldos sin consolidar
El catálogo de cuentas con saldos sin consolidar comprenden las cuentas y subcuentas del Catálogo hasta el nivel de diez dígitos, con saldos totalizados en los diferentes niveles de rubros, cuentas y subcuentas.
Para un adecuado funcionamiento del sistema se deberá enviar este catálogo en forma completa, aún cuando algunas de estas cuentas tengan saldo cero.


Depósitos en Bancos y otras instituciones extranjeras de Primera Línea y de no primera línea.

Se entenderán por Bancos de Primera línea, aquellos reconocidos por la Superintendencia, según el listado emitido por ella y que constan en Anexo No. 1. Todos aquellos que no aparezcan en dicho listado y que pertenecen a la cuenta 111006 'DEPOSITOS EN BANCOS Y OTRAS INSTITUCIONES EXTRANJERAS', son considerados como de no primera línea.

En cada institución se instalará el archivo conteniendo los bancos de primera línea reconocidos y será actualizado semestralmente o cada vez que sea necesario.

El proceso de actualización de estos Bancos de Primera Línea lo hará la Superintendencia en cada institución con previo aviso y consistirá en la actualización de la información dentro de la base de datos instalada.

Para bajar al archivo de bancos de primera línea y no primera línea los datos de bancos de primera línea, a nivel de programación se establece el siguiente proceso:

1o. Limpiar del archivo que proporcione la Superintendencia, los campos VALOR y FECHA

2o. Actualizar en el archivo de bancos de primera línea y no primera línea, la fecha de corte que para este caso es el último día de cada mes y el valor o saldo que tiene cada uno de los bancos de primera línea.

Para bajar al archivo de bancos de primera línea y no primera línea los datos de bancos de no primera línea y de otras instituciones extranjeras, a nivel de programación se establece el siguiente proceso:

1o. Eliminar del archivo de bancos de primera línea y no primera línea aquellos registros cuyo campo COD_BAN contenga los caracteres 'BN' o ‘NB’.

2o. Actualizar en el archivo de bancos de primera línea y no primera línea lo siguiente:

• El código de institución(según anexo 2)
• La fecha de corte que para este caso es el último día de cada mes
• El código de banco de no primera línea con el formato 'BN'+ <correlativo> y el código de otras instituciones extranjeras con el formato ‘NB’+<correlativo>. Este correlativo se manejará a partir del 1.
• La descripción en mayúsculas del banco de no primera línea o de la institución extranjera.
• El país al que corresponde dicho banco o institución.
• El valor o saldo que tiene cada uno de los bancos de no primera línea y de las instituciones extranjeras.

Otra información extracontable utilizada en el cálculo del Fondo Patrimonial

Se refiere a la información para la cual no existe un código contable dentro del Catálogo de Cuentas de las Entidades Financieras no Bancarias, y la cual es necesaria para el cálculo del Fondo Patrimonial. Dicha información es la que se detalla en los Anexos No. 4 y No. 8

Fechas de entrega
Art. 7.- La información será procesada en archivos; éstos se elaborarán de acuerdo a las estructuras de archivo y diccionario de datos que se presentan en los Anexos No. 3 y No.4 y deberá ser remitida a la Superintendencia, en los primeros cinco días, en horas laborales, del siguiente mes al que se refiere la información, excepto para los meses de Junio y Diciembre que deberá remitirse en los primeros diez días hábiles, ambos del mes siguiente.

CAPÍTULO IV
OTRAS DISPOSICIONES Y VIGENCIA

Validación de datos
Art. 8.- Con el fin de alcanzar los objetivos trazados y para que exista un adecuado funcionamiento del sistema, la Superintendencia instalará en cada una de las entidades un programa que validará los datos. Los intermediarios financieros no bancarios deberán respetar las normas y estándares que se proporcionan en este documento.

La actualización de cualquier cambio al programa verificador, después de su instalación en las entidades, podrá realizarse a través de alguno de los siguientes medios:

1) A través de nuestra página Web, en donde las entidades tendrán que “bajar” la información e instalarla en su computadora.
2) A través de algún medio de correo electrónico o haciendo uso de un servidor FTP.
3) Haciendo uso del servicio de mensajería de cada entidad, para lo cual se les notificará a los encargados para que envíen a retirar los cambios en el programa a las instalaciones de la Superintendencia.

Dicho cambio será notificado a las entidades a través de una circular emitida por la Superintendencia.

Es requisito indispensable, para el correcto funcionamiento del programa de validación, que cada entidad maneje los archivos en formato ".DBF ".

Corrección de errores
Art. 9.- En caso que la información remitida a la Superintendencia presente errores de validación, ésta será devuelta a la entidad para su corrección, la cual podrá ser reenviada en
cualquiera de los otros días hábiles del periodo de recepción. En caso que se rechace el último día del periodo de recepción, dicho envío será devuelto a la entidad respectiva para que sea corregido; de no recibirse en ese mismo día, se tendrá por no recibida la citada información, haciéndose dicha entidad acreedora a la deducción de la responsabilidad correspondiente.

Responsabilidad de la información
Art. 10.- Los directores, gerentes y empleados a quienes corresponda la preparación o revisión de la información, responderán en su calidad personal de los errores, omisiones e irregularidades que ésta contenga.

La información recibida por la Superintendencia puede ser modificada por la entidad dentro del plazo establecido para su presentación y vencido éste se considerará definitiva; sin embargo, la entidad financiera no bancaria puede solicitar la sustitución respectiva justificándolo apropiadamente. No obstante ser autorizada para ello, la información se considerará recibida fuera de plazo para los efectos legales pertinentes.

Art. 11 .- Lo no previsto en estas Normas será resuelto por el Consejo Directivo de la Superintendencia del Sistema Financiero.

Art. 12 .- Las presentes Normas entrarán en vigencia a partir del día uno de enero de dos mil dos.

(Aprobadas por el Consejo Directivo de la Superintendencia del Sistema Financiero en la Sesión CD –46/01 del 26 de septiembre de dos mil uno)

ANEXOS
(formato PDF)

Anexo 1 - BANCOS DE PRIMERA LINEA AUTORIZADOS POR LA SUPERINTENDENCIA
Anexo 2 - CODIGOS ASIGNADOS A LAS ENTIDADES
Anexo 3 - ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS PARA EL ENVIO DE LA INFORMACION
Anexo 4 - DICCIONARIO DE DATOS
Anexo 5 - CODIGOS DE ERRORES
Anexo 6 - REPORTE DE ENVIO DE DATOS
Anexo 7 - MODELO FISICO DEL SISTEMA VALIDADOR
Anexo 8 - LISTADO DE VARIABLES EXTRACONTABLES SOLICITADAS EN EL ARCHIVO CENBIEXT.DBF