Validador
Art. 5.- Las entidades están obligadas a actualizar el programa validador cuando la Superintendencia comunique que se ha efectuado algún cambio. Toda nueva versión a este sistema será colocada en el sitio web de la Superintendencia, salvo excepciones que, en cuyo caso se informará oportunamente.

Art. 6.- Los archivos deberán ser enviados utilizando la opción "Generar Envío" del módulo de validación de datos, la cual sólo podrá generar el envío siempre y cuando no existan errores críticos. En el Anexo D, se encuentra la lista de todos los errores emitidos por el módulo de validación, tanto los errores críticos como los errores superables.

Se deberá enviar a la Superintendencia el archivo con la estructura: XXXX+aammdd+CC.CRN, donde:
XXXX = Código de la entidad asignado por la Superintendencia
aammdd = Fecha de corte
CC = Correlativo de envío

Este archivo será ubicado por el sistema en el directorio C:\SSF\CRNB\VERIFICADOR\ENVIO\; así como también el reporte de cuadre y el reporte de envío de datos.

Art. 7.- Existen cuatro medios para el envío de la información:
a) Disquete
b) Disco zip disk
c) Disco óptico (CD)
d) Internet por medio de un interfase Web a la Superintendencia, enviando además vía fax los reportes de validación respectivos.

Actualización de la Central de Riesgos
Art. 8.- El sistema será actualizado con los envíos que generará el sistema validador instalado en cada una de las entidades, los cuales deberán remitirse a la Unidad Central de Información de la Superintendencia en los primeros siete días hábiles de cada mes, acompañados de la carta respectiva, suscrita por el funcionario responsable de la veracidad de los datos (reporte de envío de datos). Para tal efecto, la entidad estará informando a la Superintendencia de los cambios internos del funcionario responsable del envío y del técnico informático, detallando nombres, cargos, teléfonos y dirección de correo electrónico.

Al momento de la recepción de la información, se efectuará una revisión adicional en la cual se determinará si el envío ha sido generado correctamente; de lo contrario, éste será rechazado, concediéndose dos días hábiles luego de vencido el período de entrega para corregir y presentar nuevamente el envío. No obstante lo anterior, el plazo de presentación de la información serán los primeros siete días hábiles del mes.

Cobertura y Frecuencia de las Evaluaciones
Art. 9.- Las entidades deberán remitir el ciento por ciento de los deudores por préstamos, operaciones contingentes y cualesquiera otro saldo que represente riesgo de crédito con su correspondiente categoría de riesgo, entendiéndose que la categoría de riesgo es única para cada deudor, salvo instrucciones de la Superintendencia.
Las entidades obligadas al cumplimiento de estas normas deben mantener evaluado en todo momento a sus deudores.

Formato de Cantidades Monetarias
Art. 10.- Las cantidades monetarias deberán estar representadas en dólares de los Estados Unidos de América con dos decimales.

Identificación de las Personas
Art. 11.- Mientras se complementa la recolección del Documento Unico de Identidad (DUI), para todas las personas naturales, se seguirá utilizando el número de identificación tributaria (NIT) para identificar tanto a las personas naturales como jurídicas dentro del Sistema de la Central de Riesgos; Así mismo se comenzará a recolectar el Documento Único de Identidad (DUI), el cual se utilizara como documento de identificación alterno o en su defecto cualquier otro documento de carácter oficial. ( 1 )

Las entidades deberán buscar el mecanismo de actualización y depuración de sus bases de datos correspondientes al Número de Identificación tributaria (NIT), ya que este número representa la llave de consolidación de las deudas en forma directa o indirecta de un deudor en todo el sistema financiero.

En el caso de las personas no residentes o no domiciliadas en el país, ya sean estas naturales ó jurídicas, que no posean NIT, las entidades deberán solicitar a la Superintendencia un número de identificación único que hará las veces del Número de Identificación Tributaria (NIT) para dicho deudor. Esta identificación será exclusivamente de uso interno de la Superintendencia y no surtirá ningún efecto para cualquier otro trámite.

Anexos.
Art. 12.- Los anexos siguientes son partes integrantes de estas normas:

Anexo A. Estructuras de Archivos.
Anexo B. Tablas que se Utilizan en el Sistema.
Anexo C. Descripción de Campos.
Anexo D. Lista de Errores Emitidos por el Módulo de Validación.
Anexo E. Códigos de Destino para la Clasificación de Crédito.
Anexo F. Reporte de Envío de Datos.
Anexo G. Modelo de Relación de Tablas.
Anexo H. Conceptos Utilizados.

CAPITULO III
OTRAS DISPOSICIONES

Responsabilidad
Art. 13.- Los gerentes y empleados a quienes corresponda la preparación o revisión de la información que se enviará a través del sistema verificador de la central de riesgos a la Superintendencia, responderán en su calidad personal de los errores, omisiones e irregularidades que ésta contenga.

La información recibida por la Superintendencia puede ser modificada por la entidad remitente dentro del plazo establecido para su presentación; vencido éste, se considerará definitiva. Sin embargo, pueden solicitar la sustitución de la misma, justificándolo apropiadamente; no obstante, haber sido autorizada para ello, la información se considerará recibida fuera de plazo para los efectos legales pertinentes.

Art.14.- Lo no previsto en estas normas será resuelto por el Consejo Directivo de la Superintendencia del Sistema Financiero.

Vigencia
Art. 15.- Estas normas entrarán en vigencia a partir del 01 de enero de 2002, con la siguiente gradualidad:

a) El envío de la información del mes de enero que será remitida por las entidades en los primeros siete días hábiles del mes de febrero de dos mil dos, contendrá la siguiente información: Archivos de Personas (CRNBPERS.DBF), Referencias de Activos de Riesgos (CRNBREFE.DBF) y Asociación de Referencias y Garantías (CRNBREGA.DBF).

b) A partir del envío del mes de junio de 2003, el cual deberán remitir en los primeros siete días hábiles del mes de julio de 2003 ( 1 ), remitirán además de la información del literal a) anterior, la información siguiente: Archivos de Garantías Hipotecarias (CRNBGARA.DBF), Garantías Fiduciarias (CRNBGAFI.DBF), Socios de Sociedades Deudoras (CRNBSODE.DBF), Miembros de la Junta Directiva de Sociedades (CRNBJUDE.DBF), y Referencias Canceladas por Refinanciamientos (CRNBRECA.DBF).

(Aprobadas por el Consejo Directivo de la Superintendencia del Sistema Financiero, en Sesión No. CD 46/01 del 26 de septiembre de dos mil uno)

( 1 ) Reformas aprobadas por el Consejo Directivo de la Superintendencia del Sistema Financiero, en Sesión No. CD 04/03 de fecha 29 de enero de 2003.