NPB4-35

El Consejo Directivo de la Superintendencia del Sistema Financiero, con base a la facultad que le otorga el literal c) del artículo 10 de la Ley Orgánica de la Superintendencia del Sistema Financiero y para facilitar la aplicación de los artículos 61, 89 y 167 de la Ley de Bancos, emite las:

NORMAS PARA LA GENERACIÓN DE INFORMACIÓN DE LOS DEPÓSITOS MONETARIOS Y SUS TITULARES

CAPÍTULO I
OBJETO Y SUJETOS OBLIGADOS

Objeto

Art. 1.- El objeto de estas Normas es que los sujetos obligados cuenten con información básica de manera uniforme de los depósitos monetarios así como de los titulares de estos, estableciéndose para tal efecto, un conjunto de archivos que deberán estar a la disposición de la Superintendencia del Sistema Financiero para su verificación. El Instituto de Garantía de Depósitos podrá acceder y verificar la información a través de la Superintendencia de conformidad al procedimiento establecido en el artículo 166 de la Ley de Bancos.
El cumplimiento de estas Normas, dará por superado el anexo No. 1 de las Normas para Informar los Depósitos Garantizados NPB4-22, debiendo omitirse la remisión de archivos o documentos físicos que contengan información de los depositantes, a la Superintendencia.

Sujetos

Art.2.- Los sujetos obligados al cumplimiento de estas Normas son:
a) Los bancos constituidos en El Salvador;
b) Las sucursales de bancos extranjeros establecidas en el país;
c) Las sociedades de ahorro y crédito

La expresión banco utilizada en estas Normas, es comprensiva de los sujetos obligados antes mencionados. El término Superintendencia denomina a la Superintendencia del Sistema Financiero; e Instituto, al Instituto de Garantía de Depósitos.

CAPITULO II
CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN QUE DEBE ESTAR A DISPOSICION

Archivos

Art. 3.- Los archivos que los bancos deben mantener en sus oficinas para disposición de la Superintendencia y del Instituto, son los siguientes:

Estructura

Art. 4.- Las estructuras de datos de los archivos deben ser Tablas DBF, pero podrá también usarse archivos de texto en caso de ser necesario, estos últimos deberán estar delimitados por tab y el contenido de las columnas (campos) entre comillas para los campos de texto, el resto sin comillas y sin formato o máscara.

Validador

Art. 5.- Los bancos están obligados a efectuar validaciones de la información y a actualizar los procesos de validación cuando esta Superintendencia comunique que se ha efectuado algún cambio. Las validaciones a efectuar, se detallan en el Capítulo IV de estas Normas.

Actualización

Art. 6.- La información contenida en los archivos mencionados en el articulo 3 de estas Normas, deberá mantenerse actualizada con los datos que provengan de los sistemas de producción de los bancos, la cual deberá generarse de forma automática y bajo procedimientos establecidos, al cierre de cada mes, a más tardar dentro de los primeros diez días hábiles del mes subsiguiente.
En el mismo periodo, deberá enviarse carta informativa a la Superintendencia, indicando nombre y cargo del funcionario responsable de la veracidad de los datos, señalando su disposición, medio, aplicativo de respaldo, proveedor, si fuera el caso y localización de la información, detallando además lo referente a los artículos 7 inciso segundo y 13 de estas Normas.

Art. 7.- Cada banco podrá tener en los medios que decida los archivos requeridos, ya sea en un servidor o en medio magnético como tape, discos compactos (CD´s) u otros que se tengan disponibles.
En cualquiera de los casos los respaldos (backup), deberán ser resguardados en las bóvedas del banco, para lo cual se deberá proporcionar nombre de la persona responsable, fecha de la copia, nombre del operador que realizó la copia, el contenido del respaldo, medio y aplicativo de respaldo con su versión y proveedor, si aplica y la localización de la bóveda de custodia respectiva.
Deberán mantenerse como mínimo los archivos correspondientes a los datos respectivos de los últimos tres cierres mensuales.
Todo respaldo o backup deberá ser validado a efecto de verificar que se ha efectuado en la debida forma, así mismo deberán mantenerse resguardados de conformidad a las políticas de seguridad informática aprobadas por la Junta Directiva del banco.

Alcance de información disponible

Art. 8.- Los bancos deberán mantener a disposición el cien por ciento de la información de los clientes con todas sus operaciones de conformidad con el detalle establecido en el Capítulo siguiente. El Número de Identificación Único (NIU) del cliente que el banco le asigne deberá ser unívoco y su asignación deberá evitar errores de homónimos. El NIU deberá permitir identificar tanto las operaciones activas como pasivas de cada cliente con el banco.

Formato de Cantidades

Art. 9.- Las cantidades monetarias deberán estar expresadas en dólares de los Estados Unidos de América, con dos decimales.

Identificación de las Personas

Art.10.- La identificación de los clientes sean estos personas naturales, jurídicas o patrimonios autónomos, se hará mediante el Número de Identificación Único asignado por cada banco (NIU) y un segundo documento complementario, sea este el Número de Identificación Tributaria (NIT), el Documento Único de Identidad (DUI) u otro documento de identificación permitido, de conformidad con las Normas de la Superintendencia y las políticas internas de cada banco.
Los bancos deberán buscar el mecanismo de actualización y depuración de sus bases de datos correspondientes a los clientes en general, ya sea por medio del Número de Identificación Único (NIU), Número de Identificación Tributaria (NIT) o del Documento Único de Identidad (DUI), ya que estos representan la llave de consolidación de los depósitos individuales (titular único) o mancomunados por titularidad en copropiedad o propiedad alternativa de un depositante, así como la llave para consolidar préstamos y otras operaciones financieras en el Sistema Financiero.

CAPITULO III
DESCRIPCION DE CAMPOS

Art. 11.- La descripción y las características de los campos que forman parte de las estructuras requeridas, para cada uno de los archivos enunciados en el artículo 3 de estas Normas, se detallan a continuación:

Los archivos deben nombrarse como se describe en la siguiente tabla:

Para el caso de archivos de texto o tablas dbf, los sufijos xx y mmaa tienen el siguiente significado:

xx: es el número de archivo de una serie o colección
mmaa: mes (mm) y año (aa) al que corresponde la información.

Los archivos podrán comprimirse en formato ZIP o un formato auto extraíble sin asignarle ninguna clave o password, antes de ponerse a disposición de la Superintendencia o del Instituto, a fin de reducir el tamaño y facilitar su utilización; sin embargo, los archivos descomprimidos deben estar nombrados tal como se describió en la tabla anterior.
Debe tenerse en cuenta las siguientes características generales:

a. Todos los campos de tipo date (fecha) deben tener el siguiente formato: dd/mm/yyyy
b. En el caso de generar archivos de texto o tablas DBF, deberá utilizar char en lugar de varchar.
c. Los campos de tipo char o varchar no deben tener espacios a la izquierda.
d. Los nombres de los campos son en minúsculas, y el único carácter especial es guión bajo (un subrayado).
Los campos para los cuales no se detallan valores válidos en estas Normas, deberán sujetarse a los códigos establecidos en las Normas sobre el Procedimiento para la Recolección de Datos del Sistema Central de Riesgos NPB4-17, excepto el código de nacionalidad de clientes que es libre de acuerdo a códigos internacionales que cada banco elija, siempre que esta Superintendencia no hubiere normado códigos de uso obligatorio en cualquiera de sus Normas.La descripción y las características de los campos de los archivos requeridos se detallan en Anexo, el cual forma parte de estas Normas.

Documentación de transformación de información

Art. 12.- Cada banco deberá elaborar y actualizar un documento que contenga el detalle de los cálculos y operaciones que se hacen para transformar la información de sus respectivos sistemas a la requerida en la presente Norma. Deberán informar a la Superintendencia, el nombre y cargo de la persona responsable de resguardar dicho documento, su ubicación y forma de comunicarse con ella para acceder al mismo.

CAPITULO IV
SISTEMA DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE

Art. 13.- Con el objeto de que la información proporcionada satisfaga los estándares mínimos de consistencia y calidad, de manera que le permita a la Superintendencia cumplir con sus fines; antes del resguardo de la información, cada banco deberá efectuar ciertas conciliaciones con las cifras que contiene su Balance Mensual, considerándose como válida la información contable.
Las siguientes validaciones son aplicables para las instituciones que manejan su contabilidad a través del Catálogo de Cuentas de Bancos.
Las validaciones que se realizarán entre los archivos requeridos en las presentes Normas y el Sistema Contable Estadístico (COES), son: CUENTAS ARCHIVOS DE DEPOSITOS CONTABLE ESTADISTICO

1 Saldo Total de depósitos Sumatoria del campo saldo_tot del archivo DEPÓSITOS Y OTRAS CAPTACIONES, con estado activa, inactiva, embargo y otros. Cuenta 211 y Cuenta 214

2 Depósitos en cuenta corriente Sumatoria del campo saldo_tot del archivo DEPÓSITOS Y OTRAS CAPTACIONES, con estado activa y con cod_prod igual a cuenta corriente. Cuenta 211001

3 Depósitos en cuenta de ahorro Sumatoria del campo saldo_tot del archivo DEPÓSITOS Y OTRAS CAPTACIONES, con estado activa y con cod_prod igual a cuenta de ahorro. Cuenta 211002

4 Depósitos a plazo Sumatoria del campo saldo_tot del archivo DEPÓSITOS Y OTRAS CAPTACIONES, con estado activa y con cod_prod igual a depósitos a plazo. Sumatoria de las cuentas 2111 y 2112, menos 211202

5 Certificados de depósitos para la vivienda y agropecuarios La sumatoria del campo saldo_tot del archivo DEPÓSITOS Y OTRAS CAPTACIONES, con estado activa y con cod_prod igual a certificados de depósitos para la vivienda y certificados de depósitos agropecuarios. Cuenta 211202

6 Depósitos restringidos e inactivos Sumatoria del campo saldo_tot del archivo DEPÓSITOS Y OTRAS CAPTACIONES, con estado entre inactiva, embargo y otros. Cuenta 2114

7 Títulos de emisión propia Sumatoria del campo saldo_tot del archivo DEPÓSITOS Y OTRAS CAPTACIONES, con cod_prod igual a títulos de emisión propia, de todos los plazos. Cuenta 214

CAPITULO V
OTRAS DISPOSICIONES Y VIGENCIA

Responsabilidad

Art. 14.- Los directores, gerentes y empleados a quienes corresponda la preparación o revisión de la información que se tendrá a disposición de esta Superintendencia, responderán en su calidad personal por los errores, omisiones e irregularidades que ésta contenga.
La información resguardada para estos efectos puede ser modificada dentro del plazo establecido para su actualización, vencido éste se considerará definitiva; sin embargo, el banco puede solicitar la sustitución de la misma, justificándolo apropiadamente, no obstante haber sido autorizada para ello, la información se considerará no actualizada si se hace fuera del plazo para los efectos legales pertinentes.

Verificación

Art. 15.- Los bancos deberán facilitar la descarga de la información desde los archivos requeridos en la presente Norma hacia un servidor del mismo banco, al cual se proporcione el acceso a la Superintendencia, para su utilización. Para ello cada banco deberá proporcionar los medios de interconexión a dicho servidor, usuario y clave de acceso así como cualquier otra información o apoyo necesario para acceder a la Base de Datos donde se encuentra la información a que se refiere esta Norma.

Auditoría Interna

Art. 16.- Las Unidades de Auditoria Interna de los bancos con el apoyo de sus auditores en sistemas, deberán informar a su Junta Directiva y a la Superintendencia, en los primeros quince días hábiles de cada trimestre, sobre los resultados de las actividades siguientes:

a) Revisión de los plazos y períodos en que son generados los archivos, así como verificar que se practiquen las validaciones requeridas.
b) Constatación de la documentación de los procesos y cálculos para la transformación de los datos de sus sistemas de información a los requeridos por la presente Norma.
c) Determinación de la exactitud y veracidad de la información remitida a la Superintendencia, de acuerdo a lo expresado en las presentes Normas.

Art. 17.- Lo no previsto en las presentes Normas será resuelto por el Consejo Directivo de la Superintendencia.

Vigencia

Art. 18.- Estas disposiciones entrarán en vigencia a partir del uno de septiembre de dos mil cuatro.

(Aprobado por el Consejo Directivo de la Superintendencia, en sesión CD-26/04 del 07 de julio de 2004)

ANEXOS

Anexo 1 - ANEXO A LAS NORMAS PARA LA GENERACION DE INFORMACIÓN DE LOS DEPÓSITOS MONETARIOS Y SUS TITULARES
DESCRIPCIÓN Y CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS