NPB4-32

El Consejo Directivo de la Superintendencia del Sistema Financiero, con el objeto de que las operaciones y servicios realizados por los bancos cumplan con lo establecido en el artículo 70 de la Ley de Bancos, y que la información relativa a dichas operaciones se almacene de forma que permita la adecuada aplicación del artículo 166 de la Ley de Bancos, emite las:

NORMAS SOBRE INFORMACION DE DEPOSITOS Y DE SUS TITULARES

CAPITULO I
OBJETO, FINALIDAD Y SUJETOS

Objeto

Art. 1.- La presente Norma tiene por objeto identificar claramente la información referente a las operaciones tanto de Clientes como de Depósitos generadas por los Bancos, de tal forma que permita ser extraída oportuna y periódicamente de las fuentes de datos en donde se encuentra almacenada, y que pueda ser utilizada de acuerdo a lo previsto en la Ley de Bancos y la Ley Orgánica de la Superintendencia del Sistema Financiero.

Finalidad

Art. 2.- Estas normas tienen como finalidad conocer técnicamente la ubicación de la información referente a cada uno de los clientes de un banco y de las operaciones entre ambos, especialmente las referidas a depósitos, a fin de establecer posteriormente los mecanismos automáticos de extracción de información de las fuentes de datos en donde se encuentra almacenada, como mínimo la información que se establece en esta Normas. Todo esto de conformidad con las regulaciones establecidas en la Ley de Bancos respecto al conocimiento de dicha información y al resto de Normas e Instrucciones de esta Superintendencia.

Sujetos

Art. 3.- Los sujetos obligados al cumplimiento de las presentes Normas son:
a) Los bancos constituidos en El Salvador
b) Las sucursales de bancos extranjeros establecidas en El Salvador
c) Las sociedades de ahorro y crédito (2)
La expresión banco utilizada e estas Normas, es comprensiva de los sujetos obligados antes mencionados. (2)

Definición de Conceptos

Para efectos de definir criterios, se detallan a continuación las definiciones de los principales conceptos utilizados en las presentes normas.

1) Cliente: Es una misma persona natural o jurídica o un mismo patrimonio, individualmente considerado, que utiliza los servicios que ofrece un banco, para el cual el banco debe asociar un único número de cliente y con el que se puedan conocer todas las operaciones activas y pasivas que tiene con el mismo y la calidad en la cual tiene esa operación. Dentro del concepto de Cliente se incluyen las relaciones principales y secundarias de éste con el banco. De esta manera deben resultar plenamente identificables y determinables la totalidad de los usuarios del banco.

2) Relaciones Principales del cliente con el banco: En caso de operaciones pasivas del banco, se consideran operaciones principales si el cliente es titular de una cuenta de depósitos en cuenta corriente, de ahorro, o a plazo. En el caso de operaciones activas del banco, se deberá establecer si el cliente es deudor, codeudor, avalista, si tiene una carta de crédito, etc.

3) Relaciones Secundarias del cliente con el banco: Para las operaciones pasivas, si la calidad bajo la cual está relacionado con un depósito es por ser administrador de la misma a nombre de otro o como representante legal de una persona jurídica.
Si fuere posible, se deberá identificar como relación secundaria la persona o patrimonio en su calidad de beneficiario de algún depósito, designado así por él(los) titular(es) del mismo.

4) Número de Identificación Único de Cliente (NIU): Es una fórmula o arreglo numérico o alfanumérico que se atribuye a un cliente del banco de manera exclusiva, de modo que no exista forma de confundirle con otro o asignarle a un mismo cliente más de un NIU. El NIU no debe poder ser reasignado aunque la persona o patrimonio asociado deje de tener una relación de negocios con el banco, a efectos de que en el tiempo mantenga su número y cada vez que entre de nuevo en una operación se encuentre identificado.
El NIU, asociado a un cliente, permite vincularlo en todas las operaciones que realice con el banco, permanente o eventualmente, independientemente de la calidad en que actúe en dichas operaciones, principales o secundarias, tales como titular único, copropietario o en propiedad alternativa; deudor o codeudor.

5) Titular: Es el sujeto de la relación jurídica que da origen al depósito, posee los derechos y soporta las obligaciones que se originen de los actos o contratos realizados en las operaciones de depósito. Normalmente tiene derecho de propiedad sobre los depósitos efectuados. Esta definición será plenamente aplicable a los patrimonios.

La información debe reflejar la clase de titularidad, según el cliente se encuentre dentro de la siguiente clasificación:

a) Únicos
Es aquella en que un solo cliente ha establecido con el banco la relación jurídica que da origen al depósito.

b) Copropiedad
Es aquella en que dos o más clientes aparecen documentalmente como titulares de una cuenta o depósito a manera de propiedad indivisa. No se encuentra determinada la cuantía que a cada uno corresponde. Para la realización de operaciones de disposición de fondos se requiere la manifestación de voluntad de todos los titulares en idénticas condiciones, incluso para dar por terminada la relación jurídica del servicio que les une con el banco. Normalmente sus nombres aparecen como titulares en los contratos y demás instrumentos unidos por la conjunción "y".

c) Propiedad alternativa
Es aquella en que dos o más clientes aparecen documentalmente como titulares de una cuenta o depósito. No se encuentra determinada la cuantía que a cada uno corresponde pero cualquiera de ellos puede ejercer actos de disposición de los fondos total o parcialmente. Asimismo pueden dar por terminada la relación jurídica con el banco con la expresión de voluntad de uno sólo individualmente expresada. Normalmente sus nombres aparecen como titulares unidos por la conjunción "o".

6) Patrimonio: Es el conjunto de bienes, créditos, valores, derechos y las obligaciones relativas a los mismos, que una persona, voluntariamente o por disposición de la Ley, segrega de su propio patrimonio y lo entrega a otra en administración o propiedad, con la carga de realizar con el mismo las operaciones que le haya instruido o las que el administrador o fiduciario se encuentre obligado a realizar en virtud de regímenes estatutarios particulares o resultantes de normas jurídicas que los regulen, a favor de aquél o de un tercero, y de devolverlo en la misma forma al cumplimiento del plazo o en la presencia de una condición igualmente definidas en dichas regulaciones

Su estructura jurídica se encuentra definida en la legislación. Para los efectos de esta Norma, su definición no se expresa en atención al derecho de propiedad sino a la figura jurídica específica utilizada. Se encuentran dentro de esta definición: los fideicomisos, los portafolios administrados por Casas de Corredores de Bolsa autorizadas para administrar cartera y los Fondos de Pensiones administrados por Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones, y otras figuras similares que la Ley establezca.

7) Deposito o Depósitos: Se refiere a los depósitos en dinero a la vista retirables por medio de cheques u otros medios, los depósitos de ahorro, depósitos a plazo, así como otras operaciones pasivas o productos equiparables a los anteriores, como las emisiones de valores y cuya operatividad haya sido previamente autorizada en la forma que determinan las Leyes. En este concepto se incluye cualquier forma de captación de dinero del público, sin importar si están o no garantizados.

CAPITULO II
INFORMACIÓN DE LOS DEPOSITOS

De la información requerida de las Operaciones de Depósitos.

Art. 4.- A continuación se presenta la descripción del contenido de los datos mínimos que deberán estar disponibles en las Bases de Datos respectivas a las plataformas de producción de cada uno de los bancos, independientemente de su organización, estructura o tabla a la que pertenezca el dato o columna, y constituyen la información básica que debe estar disponible.

1) Cliente.

a) Nombre, denominación o razón social. Debe conformarse por todas las palabras que constituyan el nombre de la persona natural, la denominación o razón social en el caso de las personas jurídicas. Para estas se aceptarán las abreviaturas que se encuentren permitidas y definidas en las leyes. La denominación que se utilice para los patrimonios de conformidad con la normativa aplicable a cada uno, será seguida del nombre, denominación o razón social de su administrador o fiduciario.

b) En el caso de personas naturales, es necesario que se identifique al cliente con todos sus nombres, si es el caso y sus dos apellidos, con el objeto de evitar homónimos. En el caso de casadas, se debe registrar el apellido de casada, si lo adopta.

c) Documentos de Identificación: Para todos los clientes es mandatorio el Número de Identificación Tributaria (NIT), a menos de que excepcionalmente no le sea exigido por su situación o calidad específica de acuerdo con la normativa aplicable a su propia situación, como patrimonios sin registro de contribuyente.

i. Para personas naturales deberán mantenerse como mínimo dos números de identificación, de los cuales el Número de Identificación Tributaria es mandatorio para todos los casos.
ii. Para menores de edad se puede utilizar como segundo documento el Carné de Minoridad o el Número de Partida de Nacimiento y del Libro respectivo. También, es mandatorio el uso del Número de Identificación Tributaria, pero en caso de que el menor no posea NIT, se utilizará el de su representante legal.
iii. Para personas mayores de edad, el Documento Unico de Identidad (DUI), el Carné Electoral o Pasaporte.(1)
iv. Para las personas jurídicas es mandatorio el Número de Identificación Tributaria. Como segundo identificador el Número de Registro otorgado por las diferentes entidades gubernamentales encargadas de otorgarlo, como el de Comercio para el caso de sociedades; Numero de inscripción en el Registro de las Asociaciones y Fundaciones sin fines de lucro del Ministerio del Interior; Número de Autorización del Instituto Salvadoreño de Fomento Cooperativo (Insafocoop) para el caso de Asociaciones Cooperativas; Número de Registro del Ministerio de Agricultura si son asociaciones cooperativas de producción agropecuaria y otros que estuvieren regulados. Igualmente será necesario determinar para las sociedades el Número de Inscripción en su respectivo Registro.
v. A las Entidades de derecho público se les identificará con los datos del respectivo decreto legislativo de creación.
vi. Para las personas naturales extranjeras: Será mandatorio identificarlos con su Número de Identificación Tributaria, y como segundo documento el Número de Pasaporte o Carné de Residente.
vii. Para las personas jurídicas extranjeras: Será mandatorio identificarlos con su Número de Identificación Tributaria y como segundo documento, el Número de Inscripción en el respectivo Registro, en su caso.
viii. Para los patrimonios: Deberán ser identificados por el Número de Identificación Tributaria (NIT) de quien lo administra, y el número de documento del representante legal, así como el Número de Inscripción de la credencial en el respectivo Registro. En caso de los fideicomisos, deberán utilizar su propio NIT, salvo que esté en trámite, se utilizará el de su administrador. Si fuere aplicable, se identificarán con su Número de Registro.

d) Número de Identificación Único (NIU) de Cliente:
De conformidad con la estructura de codificación definida por cada banco, de acuerdo con la definición establecida en la presente norma, deberá poder identificarse unívocamente a cada persona natural o jurídica o patrimonio, con un solo código numérico o alfanumérico, que permita localizarlo en todas sus operaciones con el banco, tanto activas como pasivas, principales o secundarias.

e) Tipo de cliente
El banco a través de sus sistemas de información debe ser capaz de identificar las operaciones de cada cliente con el mismo, esto es, asignando códigos o identificadores de la operación del Cliente con el banco. Es necesario que cada banco documente los códigos propios que utilice para este fin, separando las operaciones principales y secundarias de acuerdo a las definiciones detalladas en el numeral anterior.

f) Tipo de Persona: Persona Natural o Jurídica o Patrimonio.

g) Nacionalidad
Deberá establecérsele un código internacional de países a efectos de identificar la nacionalidad del Cliente. Esta nacionalidad debe coincidir con la señalada por el campo respectivo dentro del Número de Identificación Tributaria (NIT), la cual será de adopción obligatoria. Estos valores se detallan en el ANEXO A.

h) Sector Económico del cliente, según su giro principal.
En función del giro principal del Cliente, se deberá asignar al mismo un código de Giro o Actividad Económica.
Los códigos válidos son los que se detallan en el ANEXO B.

i) Sector Geográfico del cliente, según su giro principal.
En función del giro principal del Cliente, se deberá asignar al mismo un código del Sector Geográfico al que pertenece.
Los códigos válidos para este sector se especifican en el ANEXO C.

j) Sector Institucional.
Deberá identificarse el sector institucional al que pertenece el Cliente de conformidad con las definiciones y códigos establecidos en el ANEXO D.

k) Residencia.
En el sistema se deberá establecer dos códigos con el objeto de clasificar si el cliente es residente o no residente, de conformidad con el Manual de Balanza de Pagos del Fondo Monetario Internacional V, en el cual se establecen las siguientes definiciones: Residente y No Residente.

Residente:
Todo individuo o empresa que siendo extranjero o salvadoreño tiene más de 1 año de residir en El Salvador y tiene su interés económico en nuestro país, lo cual implica que es en El Salvador el país del cual proviene su mayor fuente de ingresos.

No Residente:
Todo individuo o empresa cuyo centro de interés económico no es El Salvador y que tenga menos de 1 año de residir en El Salvador.

l) Relación del Cliente con el banco:
Para identificar las operaciones de depósitos en los bancos y la relación del Cliente con el banco, se procederá de conformidad a lo señalado por la Ley de Bancos y lo establecido en las Normas de la SSF, para:

i. Relacionados:
Deben ser claramente identificables en forma individual los clientes que por su relación de propiedad, directa o indirecta, así como de administración, son personas relacionadas según la definición establecida en el artículo 204 de la Ley de Bancos y las instrucciones de esta Superintendencia para su registro y control. A la fecha de emisión de la presente Norma, los códigos de relacionados son los contenidos en la Norma de la Central de Riesgos que se detallan en el ANEXO E. No obstante, estos deberán adecuarse de conformidad con la normativa especial.

ii. Sociedad del mismo Conglomerado Financiero:
Cada banco deberá poder identificar las operaciones de las sociedades que formen parte del mismo Conglomerado Financiero al que pertenece, de conformidad a lo establecido en el artículo 113 de la Ley de Bancos y a las instrucciones de esta Superintendencia al respecto.

iii. Sociedad del mismo Grupo Empresarial:
Deberá ser conocido cada uno de los Clientes que tiene relación con el banco por ser una sociedad del mismo grupo empresarial de acuerdo con lo definido en el artículo 9 de la Ley del Mercado de Valores y las instrucciones de los reguladores al respecto.

m) Sector Público o Privado:
De forma consolidada, deberá codificarse a efectos de clasificar al cliente dentro del ámbito privado o público.(1)

2) Tasas de Interés

a) Tasa vigente: Es la tasa de interés vigente del depósito, expresado en porcentaje.
b) Tipo de tasa: Si existen diversos tipos de tasa, asociando un código a cada tipo ofrecido. Ejemplo: tasas fijas, variables, preferenciales por monto, etc
c) Clasificación de montos: Si se ofrecen tasas diferenciadas en función del monto de los depósitos, establecer campos para identificar la relación montos-tasas ofrecidas.
d) Período de Reajuste tasa: En caso de tasas variables, establecer el período de ajuste de la tasa de interés del depósito.
e) Tasa Inicial: En el momento en que se apertura una cuenta o depósito, se pacta una tasa que deberá ser identificable en el sistema de depósitos.
f) Fecha inicio vigencia tasa: Se requiere un campo para detallar la fecha en que inició la vigencia de la tasa de interés del día a que se refiere el literal a) de este numeral.
g) Fecha final vigencia tasa: Se requiere un campo para detallar la fecha en que finaliza la vigencia de la tasa a que se refiere el literal a) de este numeral.
h) Forma Pago Interés: Deberá ser identificable si los intereses se le pagan mediante abono en cuenta, cheque u otra forma de pago, estableciendo un código para cada una de las formas de pago posibles, todo lo cual deberá mantenerse debidamente documentado.
i) Periodicidad Pago intereses: Es necesario que se determine el período en el cual se estarán haciendo efectivos los intereses asociados a cada una de las cuentas de depósitos.
Por el lado de los activos de riesgo, esta Superintendencia ha normado los plazos contenidos en el ANEXO E, no obstante, cada banco está en la libertad de codificar los propios, debiendo en todo caso documentarlos e informarlos.
j) Tasa de Referencia: las tasas variables compuestas por una tasa de referencia más una sobretasa, deberá establecerse un campo que contenga la tasa de referencia asociada a la misma, para aquellos depósitos o valores que tengan esta modalidad.
k) Sobretasa: Deberá especificarse en un campo específico la sobretasa asociada a tasas variables que tienen este componente.
l) Día de corte: Un campo para establecer la fecha de corte para capitalización de intereses.
m) Cobro de comisión: Deberá contemplarse dentro del sistema un campo para detallar la comisión establecida por manejo para depósitos o por servicios prestados, si fuere el caso, y otro para establecer el concepto del cobro.
n) Período de capitalización: Identificar el período por el cual se capitalizarán los intereses de la cuenta de depósito respectiva.

3) Datos del Depósito ó emisión

a) Tipo de titularidad: De conformidad a la definición establecida en la presente norma, deberá contemplarse un código para identificar si es único, en copropiedad o en propiedad alternativa, de conformidad con el ANEXO E.
b) Tipo de producto: Que sea identificables cada uno de los tipos de depósitos captados por el banco: Cuenta corriente, cuenta de ahorro, plazo a 30 días, etc. En caso de que exista alguna abreviatura para el mismo, deberá establecerse también dentro de un campo o señalarse el código de identificación del producto.
c) Plazo de la cuenta: Período de tiempo por el cual se ha pactado mantener un depósito en el banco.
d) Forma de emisión: Si aplica al producto específico, posibilitar conocer si es al portador, a la orden o nominativo.
e) Serie: En caso de que se trate de una emisión, mantener un campo para especificar el Código de la Serie de la misma.
f) Condiciones especiales del depósito: Es necesario dejar la posibilidad de registrar si el depósito está dado en garantía de alguna otra operación con el banco, si es restringido, etc.
g) Fecha de apertura del depósito: Se debe determinar la fecha en la cual se ha contratado un depósito o se ha abierto una cuenta o producto con el banco.
h) Fecha de vencimiento del depósito: Establecer la fecha en que finaliza el contrato del depósito.
i) Monto mínimo de apertura del depósito: Si el banco ha establecido alguna política de niveles mínimos para la contratación de un depósito, es necesario mantener dentro del sistema el dato actualizado del monto mínimo fijado.
j) Cuenta contable relacionada con el producto: Es necesario que exista un código que asocie el producto o depósito con la cuenta contable a la cual serán aplicados los movimientos del mismo de conformidad con la dinámica contable normada.
k) Fondos en compensación: El sistema debe ser capaz de registrar el valor de los fondos en compensación asociados a cada depósito.
l) Remesas en tránsito: Establecer los fondos esperados como remesa que se encuentran bajo el estatus de tránsito.
m) Fondos restringidos: En caso de que aplique alguna Condición Especial al depósito por restricción, establecer el valor restringido de la cuenta.
n) Tipo de restricción: En caso de cuentas restringidas, el sistema debe registrar la causa o tipo de restricción de la misma.
o) Transacciones pendientes de aplicar: Detallar el valor y concepto de transacciones pendientes de aplicar en la cuenta o depósito, si fuere el caso.
p) Negociabilidad de la emisión: Se deben contemplar identificadores de las posibilidades de negociar la emisión en mercado secundario o no.
q) Fecha de la última transacción: Se debe poder ingresar en un campo la última fecha de transacción efectuada en cada depósito.
r) Código de Estado de la cuenta: Mediante un código debe poder conocerse si la cuenta está activa, inactiva, embargada, congelada o cualquier otro estado que el banco considere pueda tener un depósito, y debe estar debidamente documentada la tabla de códigos utilizados.
s) Agencia: Local en el que el banco presta servicios al cual se asocia la apertura o contrato de cada depósito. Puede ser de acuerdo a códigos por agencia del banco, según sus políticas internas de asociación de depósitos.
t) Saldo de capital: Debe identificarse el valor del saldo de capital de cada cuenta o depósito en forma separada de los intereses.
u) Saldo de intereses: Debe poder identificarse el valor del saldo de intereses a la fecha en cada cuenta o depósito.
v) Saldo total: Se debe mantener un campo que permita conocer la sumatoria del saldo de capital e intereses de cada depósito.
w) Tipo de operaciones electrónicas para cada depósito o cuenta a las que puede acceder el cliente. El banco deberá registrar en un campo de su base de datos un código que identifique si con la cuenta se pueden efectuar transacciones electrónicas o no, ya sea a través de internet o por medio de cajeros automáticos u otro medio.
x) Medio para realizar operaciones electrónicas: cada banco deberá codificar los diferentes medios disponibles para efectuar operaciones electrónicas y documentarlo ( por ejemplo, un código para internet, otro para tarjeta de débito, etc).
y) Número de autorización para efectuar transacciones electrónicas con una cuenta o depósito: deberá registrarse en un campo adicional el código numérico o alfanumérico con el cual el banco identifica y autoriza las transacciones electrónicas en una cuenta o depósito.

De la Integración del Sistema de Depósitos con otros Sistemas.

Art. 5 .- Deberá existir integración entre el sistema de clientes, depósitos de los bancos y su contabilidad, con su sistema de créditos y con el resto de operaciones del banco.

Sobre el proceso de consolidación de la información de Depósitos.

Art. 6.- Cada banco debe efectuar consolidación diaria de la información de los depósitos de sus diferentes agencias y efectuar los registros contables pertinentes. El banco deberá informar sobre el proceso de consolidación efectuado y todas las especificaciones técnicas del área en donde queda almacenada la información consolidada.

De las especificaciones técnicas a remitir para el acceso a la información de Depósitos.

Art. 7.- Cada banco deberá contar con toda la información necesaria, que permita conocer en detalle el proceso de generación de operaciones de Depósitos, el Sistema de Información que lo soporta, así como también el Proceso de consolidación de sus operaciones, entre otros.

Esta información permitirá desarrollar el Sistema de extracción de información de la (s) base (s) de datos en donde se almacena la información relacionada a clientes, depósitos y cualquier otra base relacionada a este proceso. Para alcanzar este objetivo, los bancos deberán remitir según se establece más adelante, como mínimo la siguiente información:

1) Documentación completa del Proceso de actualización (adición, eliminación o modificación) de las operaciones de Depósitos. Para ello se deberá presentar el Diagrama de Flujo de Datos correspondiente.
2) Documentación completa del Modelo Conceptual de la Base de Datos, que muestre claramente sus entidades, sus atributos y sus diferentes relaciones, entre otros. Ver Contenido a presentar del Modelo Conceptual de Datos en ANEXO F.
3) Documentación completa del Modelo Físico de la Base de Datos, que contenga sus respectivas tablas, columnas y sus diferentes relaciones, entre otros. Ver Contenido a presentar del Modelo Físico de Datos en ANEXO G.
4) Diccionario de Datos que contiene la descripción de los elementos de datos que conforman las estructuras dentro de la Base de Datos. Ver formato sugerido de envío con los datos mínimos requeridos en ANEXO H.
5) Estrategia de mantenimiento del Sistema de Clientes y Depósitos o Sistema complementario.
a. Ubicación de los Programas Fuentes con sus respectivas versiones y documentación, los cuales deberán mantenerse disponibles para la Superintendencia del Sistema Financiero.
b. Mecanismo de modificación de Aplicaciones/módulos/programas que conforman el Sistema de Depósitos.
c. Fórmulas utilizadas para el cálculo de los datos requeridos en el romano IV, con su correspondiente código de programa, de tal forma que sea fácilmente verificable por la Superintendencia. Ver formato de envío en ANEXO I.
6) Documentación del Sistema de Clientes y Depósitos o Sistema complementario.
a. Manual Técnico de funcionamiento del Sistema
b. Manual del Usuario Final
c. Estrategia de respaldo y recuperación
d. Políticas de Seguridad del Sistema
e. Documentación completa del Proceso de integración del Sistema de Depósitos con otros Sistemas (Clientes, Créditos, Contabilidad entre otros)
i. Diagrama de Flujo de Datos
ii. Aplicaciones/Módulos/programas que soportan la integración
iii. Periodicidad
f. Administración de Comprobantes que respaldan las operaciones de Depósitos.
7) Mapeo de los datos presentados en el Artículo 4, con los datos contenidos en la Base de Datos de Clientes y Depósitos o cualquier otra base de datos relacionada con el proceso de depósitos. Esto implica, que por cada dato (columna) requerido por la Superintendencia del Sistema Financiero, debe identificarse el correspondiente dato (columna) dentro de la base de datos de la Institución Bancaria. Ver formato en ANEXO J. (1)
8) Plataforma Tecnológica, que contenga las características técnicas del manejador de Base de Datos que administra la información de Clientes, Depósitos y cualquier otra base de datos relacionada con el proceso de depósitos (con su respectiva versión y release), el Sistema Operativo que soporta la Base de Datos (con su respectiva versión y release) y las características del equipo en donde reside la información (Marca, modelo, etc). Ver formato de envío en ANEXO K.
9) Datos del personal responsable de la administración de las siguientes áreas:
a) Responsable de la Unidad de Informática.
b) Responsable de la Administración del Equipo en donde reside la información de Depósitos
c) Responsable de la Administración de la Base de Datos en donde reside la información de Depósitos
d) Responsable del Área de Redes y Comunicaciones (incluida el Área de Seguridad de la Red)
Ver formato de envío en ANEXO L.
10) Información sobre red de datos interna y externa que soporta la operatividad del Sistema de Depósitos; Clientes y otras operaciones relacionadas.
a) Topología de la Red Interna
b) Protocolos de comunicación utilizados
c) Diagrama de comunicación externa, indicando medio físico de comunicación, ancho de banda contratado, proveedor de comunicaciones, especificaciones técnicas de los dispositivos de seguridad (firewall)
11) Ubicación física donde se concentra la información de Depósitos.
a) Dirección, Teléfono del lugar de localización
b) Datos del Personal Técnico responsable
c) Datos Jefe inmediato del Personal Técnico responsable

Del mecanismo para la extracción de información de las Operaciones de Depósitos.

Art. 8.- La Superintendencia del Sistema Financiero podrá extraer información de las bases de datos de las diferentes instituciones bancarias en forma directa, de acuerdo a los mecanismos electrónicos que defina, para lo cual las Instituciones deberán prestar toda la colaboración solicitada.

Del mecanismo de actualización de la documentación técnica requerida.

Art. 9.- Cada vez que se generen cambios en la información contenida en la presente norma, el banco deberá remitir documentación que respalde la modificación respectiva a la Intendencia de Supervisión de la Superintendencia del Sistema Financiero dentro de los 5 días hábiles siguientes de efectuado la modificación. Ver formato en anexo M.

De los plazos para el cumplimiento de la presente Norma de Depósitos.

Art. 10.- Las obligaciones contenidas en estas normas se cumplirán de conformidad con las siguientes etapas:

1. Para la entrega de la documentación de la situación actual.
Una vez aprobada la norma, los bancos tendrán como plazo dos meses para completar la información solicitada en la presente norma tal y como se encuentren actualmente, es decir, que para esta primera entrega no es necesario que implementen ningún tipo de requerimiento en cuanto a actualización de información, incorporación de algún dato no contemplado en su Base de Datos de Clientes y/o Depósitos, o cualquier otra modificación a sus sistemas de información. La documentación deberá ser entregada a esta Superintendencia, dirigida a la Intendencia de Supervisión, en un plazo de dos meses a partir de la emisión de la presente Norma.
En caso que la documentación a que se refiere la presente Norma haya sido remitida a esta Superintendencia en cumplimiento a la Circular No. 000402 de fecha 16 de febrero de 2000 conteniendo la Guía para el desarrollo del Sistema de Información de Depósitos, no deberá reenviarse, sino documentar que se cumplió con su remisión en virtud de dicha Circular, o complementarse, si fuere el caso.

2. De los Plazos transitorios para depuración de Base de Datos de Clientes
Cada banco deberá depurar las bases de datos de clientes de acuerdo a las disposiciones señaladas en esta norma. Los bancos deberán documentar las políticas a seguir para la depuración, al menos para los siguientes casos:
a) Un mismo nombre y los dos apellidos coincidentes del Cliente, en el mismo o en diferente orden.
b) Diferentes NIT registrados bajo nombres iguales de Clientes
c) NIT iguales para nombres diferentes de Clientes
Cada banco deberá presentar a la Superintendencia del Sistema Financiero un plan de depuración de su base de datos de Número Único de Clientes en el plazo de 30 días posteriores de emitida la presente Norma y las políticas adoptadas para efectuar dicha depuración de conformidad con la definición de Cliente establecida en la presente Norma. El Plan de depuración deberá ser ejecutado en un período de 6 meses contados a partir de la presentación del plan a la Superintendencia del Sistema Financiero.
Para el cumplimiento del plan, cada banco deberá efectuar acciones tendientes a recopilar la información de sus Clientes y de sus relaciones con el banco, así como de los datos específicos señalados para el funcionamiento del sistema de depósitos, con el objeto de que se tengan disponibles.

3. Para incorporar campos (columnas) nuevos al Sistema de Clientes y/o Depósitos.
La incorporación de nuevos campos para captura de información dentro de los sistemas de depósitos, administración de datos de Clientes u otros sistemas relacionados, de conformidad con lo señalado en la presente norma, deberá cumplirse como máximo tres meses después de cumplido el Plan de Depuración de la Base de datos de Clientes.

4. Para actualizar la base de datos con la información mínima requerida.
Los bancos dispondrán de seis meses como máximo después de realizado el numeral 3 anterior, para incorporar la información recopilada de sus Clientes y de los productos de depósitos que ofrecen de todas las cuentas u operaciones de depósitos vigentes en sus sistemas de información electrónica.

5. A partir del 1 de enero de 2002 cada banco deberá contar con sistemas de información capaces de incorporar el uso del Número Único de Identificación Tributaria como un identificador adicional de los Clientes para todas sus operaciones.
Además para esta fecha, se deberá realizar la segunda entrega de la documentación con la incorporación de los requerimientos de la Superintendencia de acuerdo a lo señalado en la presente Norma.

6. Para los nuevos depósitos
A partir del 1 de julio de 2001 todos los sistemas deberán ser capaces de capturar la información mínima y condiciones de funcionamiento de los Sistemas de Depósitos establecidos en la presente norma para todos los nuevos contratos de depósitos.

De la verificación de cumplimiento de la presente Norma.

Art. 11.- La Superintendencia del Sistema Financiero verificará en sus procesos de auditoría el cumplimiento a lo establecido en la presente Norma.

CAPITULO III
OTRAS DISPOSICIONES Y VIGENCIASituaciones no previstas

Art. 12.- Lo no previsto en estas Normas será resuelto por el Consejo Directivo de la Superintendencia.

Aplicación de estas Normas a las Entidades Financieras

Art. 13.- Estas normas serán aplicables y de obligatorio cumplimiento para las financieras constituidas con base en la Ley de Bancos y Financieras.

Art. 13-A.- Mientras se mantenga vigente la Cédula de Identidad Personal, ésta podrá ser utilizada como un segundo documento de identidad válido, y deberá ser sustituida por el Documento Unico de Identidad, de conformidad con la Ley Especial Reguladora del Documento Unico de Identidad.(1)

Vigencia

Art. 14 .- Las presentes Normas tendrán vigencia a partir del 1 de septiembre del año dos mil uno.

(Aprobadas por el Consejo Directivo de la Superintendencia del Sistema Financiero, en Sesión CD 30/2001 del 13 de junio de 2001 y CD 36/2001 de fecha 13 de julio de 2001)
(1) Reformas aprobadas por el Consejo Directivo de la Superintendencia del Sistema Financiero en Sesión CD-02/02 de fecha 16 de enero de 2002, con vigencia desde el siguiente día a su notificación) (2) Reformas aprobadas por el Consejo Directivo de la Superintendencia del Sistema Financiero en Sesión CD-27/02 de fecha 26 de junio de 2002