NPB4-12

Procedimiento de Recolección de Información para el Registro Público de Accionistas de Bancos, Financieras y Sociedades de Seguros.

San Salvador, El Salvador, Julio de 2000.

Procedimiento de Recolección de Información para el Registro Público de Accionistas de Bancos, Financieras y Sociedades de Seguros.

I- ANTECEDENTES

La Superintendencia del Sistema Financiero, en cumplimiento a las disposiciones del Art.35 de su Ley Orgánica, Art. 11,12,14,189,203,204,205 de la Ley de Bancos (2) y Art. 7 y 27 (2)de la Ley de Sociedades de Seguros, emite el presente procedimiento.

1. OBJETIVO

Establecer la forma y medios para proporcionar la información necesaria, así como fijar los requisitos que debe contener la base de datos del Registro Público de Accionistas e informe de los traspasos de acciones que los Bancos, Financieras y Sociedades de Seguros están obligados a remitir a esta Superintendencia, de conformidad con los artículos citados, así como el control de los accionistas relevantes que se establece el artículo 12 de la Ley de Bancos y el control de las personas y operaciones relacionadas por propiedad con la entidad que aluden los artículos 204 y 205 de la Ley de Bancos y artículo 27 de la Ley de Sociedades de Seguro. (2)

2. REGISTRO PUBLICO

De acuerdo con el Art. 35 de su Ley Orgánica, la Superintendencia debe llevar un Registro Público de Accionistas de las Instituciones sujetas a su control.
Para actualizar dicho registro, los Bancos, Financieras y Sociedades de Seguros deberán informar a la Unidad de Central de Información (2) de esta Superintendencia, dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes para los Bancos y dentro de los 5 días hábiles para las Sociedades de Seguros (2) , los traspasos de acciones realizados en el mes anterior, además los cambios efectuados en los registros de personas, parientes (2), socios de sociedades y en los certificados. En caso de no haber traspasos y ningún cambio en los registros antes mencionados, deberán enviar una nota manifestando tal situación, que posteriormente será verificada.
Asimismo, dentro de los primeros 30 días de cada año, deberán enviar en forma completa la base de datos del Registro Público de Accionistas, actualizada al 31 de Diciembre del año anterior; sin embargo esta información enviada, podrá ser rechazada si se comprueba mediante los reportes que existe el error superable del Reporte de Sociedades sin detalle de Socios.

II - INSTRUCCIONES SOBRE EL ENVIO

* Los archivos que por parte de esta Superintendencia se solicitarán a las Instituciones son los siguientes:

- PERS<Código de la institución>.DBF: Detalle de personas naturales y jurídicas.
- PARI<Código de la institución>.DBF: Detalle de parientes de accionistas. (2)
- TRAS<Código de la institución>.DBF: Detalle de traspasos.
- SOCI<Código de la institución>.DBF: Detalle de socios de sociedades accionistas.
- ACCI<Código de la institución>.DBF: Detalle de certificados de accionistas.

Donde para cada archivo, el <código de institución> se refiere al código que cada institución financiera tiene asignado según el listado del anexo No. 3.
Esta información deberá elaborarse de acuerdo a las estructuras de los archivos y al diccionario de datos que se presentan en los anexos.

* Los archivos antes mencionados deberán enviarse en formato ANYWHERE (1) con el nombre y extensión: RAC<Código de Institución>.CDB

* El envío podrá venir almacenado en discos de 3.5" de alta densidad con formato DOS, también podrá enviarse por medio del servicio de transferencias de archivos FTP ó transferencia de archivos por línea de datos, este proceso se explica en detalle en el Manual de Usuario del Modulo de Validación de Datos. El envío deberá contener los archivos detallados en el siguiente párrafo.

* Si en la validación de datos no se encuentran errores críticos, el módulo de validación generará 1 archivo con extensión "DBC" (1) antes mencionado y deberá ser copiado hacia el disquete de 3.5". (Ver detalle en el Anexo No. 1)

* El envío conteniendo la información del Registro Público de Accionistas deberá(n) ser remitido o transferidos en forma mensual, dentro de los primeros 10 días hábiles del mes para Bancos y Financieras y dentro de los primeros 5 días hábiles de las Sociedades de Seguros, a la Unidad de Central de Información (2) de esta Superintendencia. Si el envío se hace por medio de disquetes se deberá anexar el "Reporte de Envío de datos" (Anexo No.5), este reporte es generado por el módulo de validación de datos.

* Al momento de la recepción del envío, se efectuará una revisión adicional en la cual se determinará si el envío ha sido generado correctamente y si existe igualdad en los datos de la propiedad accionaria de la Institución con la existente en ésta Superintendencia, de lo contrario éste será rechazado.

* Si el envío se hace por medio de disquetes, la viñeta de éstos deberá especificar lo siguiente:

Nombre de la institución que envía los datos
Fecha de corte de los datos: dd-<MM>- aaaa

REGISTRO DE ACCIONISTAS
No. DE DISQUETE n/m

Ejemplo:

Banco de Prueba
Fecha de corte: 31 - Enero - 1996
REGISTRO DE ACCIONISTAS
No. 1/2

En el archivo PERS<Código de la institución>.DBF deberá detallarse los datos de todas las personas naturales y jurídicas cuyo NIT se encuentre en los archivos de detalle de certificados de accionistas, parientes (2), traspasos y socios de sociedad. Es importante notar que, aún cuando una persona se encuentre en los tres archivos o varias veces dentro del mismo, solamente tendrá que reportarse una vez en el archivo de PERSONAS.
Los siguientes son los únicos formatos de NIT válidos:

* Caso 1. Persona con NIT proporcionado por el Ministerio de Hacienda
formato: "0614-051063-003-1"
Nota: todos los espacios están llenos y tiene los guiones en las posiciones correspondientes.

* Caso 2.
Formato : "CAPI-TALIZA-CIO-N"
Nota: Cuando exista capitalización, en el archivo de traspasos el nit del cedente debe ser "CAPI-TALIZA-CIO-N", y en el archivo de PERSONAS debe de adicionarse una persona con este nit, nombre del Banco, Financiera o Sociedad de Seguro y tipo de persona jurídica.

* Caso 3.
Formato : "AUME-NTOCAP-ITA-L"
Nota: Cuando exista aumento de capital, en el archivo de traspasos el nit del cedente debe ser "AUME-NTOCAP-ITA-L", y de igual manera que el caso 2, en el archivo de PERSONAS deberá de adicionarse una persona (aceptante) con el NIT, etc.En el archivo PARI<Código de la institución>.DBF deberá detallar al cónyuge, a los parientes en primero y segundo grado de consanguinidad y primero de afinidad de cada accionista. Es importante mencionar que, para poder ingresar un pariente en esta tabla es necesario que se haya ingresado primero en la tabla de PERSONAS.

La tabla de códigos de parientes que se anexa es la siguiente:

En el archivo TRAS<Código de la institución>.DBF deberá detallarse los traspasos realizados en cada mes.Consideraciones especiales en el envío de traspasos:

* Los traspasos deberán ser ordenados por fecha y número de certificado, guardando un orden lógico entre cedentes y aceptantes de manera que se concilie el total de acciones cedidas con el de aceptadas en el(los) nuevo(s) certificado(s), cuidando de que un mismo traspaso no debe repetirse en meses diferentes.
* Cuando el aceptante sea un nuevo accionista y éste a la vez sea una persona jurídica, deberá enviarse el detalle de sus socios en el archivo de detalle de socios de sociedades accionistas.
* Todo traspaso total o parcial de acciones elimina el certificado del cedente. En el caso de ser parcial, la Institución tendrá que crear un nuevo número de certificado al accionista.
* No se permiten fracciones de acciones.
* Un certificado no puede ser compartido por varias personas.En el archivo SOCI<Código de la institución>.DBF deberá contener el detalle de los socios de aquellas sociedades que a su vez son accionistas de los Bancos, Financieras y/o Sociedades de Seguros.

Consideraciones especiales en el envío de socios de sociedades:

* Toda las personas deberán enviarse siempre con NIT.
* En este archivo deberán reportarse tanto las sociedades accionistas directas de la institución como las indirectas.
* Los porcentajes de participación de las sociedades tendrán que sumar el 100%En el archivo ACCI<Código de la institución>.DBF deberá contener el detalle de los certificados de accionistas.

Consideraciones especiales en el envío de accionistas:

* El archivo de accionistas será actualizado en base al archivo de traspasos del mes actual. No tendrá que actualizarse manualmente.

III - OTRAS CONSIDERACIONES

La Superintendencia instalará en cada una de las instituciones una aplicación que validará los datos de los archivos mencionados anteriormente, y por medio del cual se comprobará que la información que se envía cumpla con las normas y estándares que se proporcionan en este documento.
Las instituciones deberán abstenerse de enviar los archivos distintos a los que se solicitan.

En caso de encontrar errores de datos en esta Superintendencia, el envío será devuelto a la institución, quedando ésta obligada a devolverlo o transferirlo con los datos correctos el mismo día.

Los directores, gerentes y empleados a quienes corresponda la preparación o revisión de la información, responderán en su calidad personal de los errores, omisiones e irregularidades que ésta contenga.

La información recibida por la Superintendencia del Sistema Financiero puede ser modificada dentro del plazo establecido para su presentación, vencido éste se considerará definitiva; sin embargo, la institución puede solicitar la sustitución respectiva justificándolo apropiadamente, no obstante ser autorizada para ello, la información se considerará recibida fuera de plazo para los efectos legales pertinentes."

IV - VIGENCIA

El presente reglamento entrará en vigencia a partir del 1 de Septiembre de 1999.
(Aprobado por el Consejo Directivo de la Superintendencia, en sesión CD 15/99 del 18 de febrero de 1999)
( (1) Reformas aprobadas por el Consejo Directivo de la Superintendencia , en sesión CD 64/99 del 16 de septiembre de 1999, vigentes a partir del envío de información del mes de septiembre de 1999).
( (2) Reformas aprobadas por el Consejo Directivo de la Superintendencia , en sesión CD 35/00 del mes de julio de 2000, vigentes a partir del 1º de octubre del corriente año, con el envío de la información de dicho mes que será remitida en el mes de noviembre de 2000.)

ANEXOS

Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3
Anexo 4
Anexo 5
Anexo 6