NPB 4-01

NORMAS MINIMAS GENERALES PARA LA MICROFILMACION, ARCHIVO Y DESTRUCCION DE REGISTROS Y DOCUMENTOS

1. OBJETIVO

La Superintendencia de Bancos y Otras Instituciones Financieras, ha considerado conveniente dictar las presentes normas mínimas generales para la conservación de registros y documentos mediante copias hechas en microfotografía, que deberán ser observadas por las instituciones sujetas a su vigilancia, cuando de conformidad con lo dispuesto en el Art.455 del Código de Comercio obtengan autorización para hacer uso de ese sistema

2. TIEMPO LEGAL DE CONSERVACION DE LOS REGISTROS Y DOCUMENTOS. CALIDAD DE LOS MATERIALES

El inciso primero del Art.451 y el Art.454 del Código de comercio, disponen, respectivamente:

" Art.451.- Los comerciantes y sus herederos o sucesores conservarán los registros de su giro en general por treinta años y hasta cinco años después de la liquidación de todos sus negocios mercantiles, salvo las empresas bancarias y de ahorro en todas sus formas, que deberán conservarlos por diez años, después de su liquidación. Todo sin perjuicio de lo dispuesto en el Art.455".

" Art.454.- Las cartas, telegramas y facturas que reciban y las copias de las que expidan los comerciantes, que sirvan de comprobantes para los aspectos contables, se considerarán anexas a la contabilidad y deberán conservarse durante el tiempo indicado en el Art.451".
Basada en las disposiciones transcritas, esta Superintendencia considera que las copias que se hagan en microfotografía, que vienen a sustituir los registros y documentos originales, deben ofrecer la garantía suficiente en cuanto a ser una reproducción nítidamente clara del registro o documento correspondiente, y no presentar defectos que puedan invalidarlas en su valor probatorio al momento de una controversia. Con tal finalidad, el material que se emplee para la reproducción debe ser capaz de resistir la acción del tiempo y los elementos, recomendándose la utilización de películas con base de seguridad (no inflamable) de la mejor calidad.

3. TIEMPO LEGAL QUE DEBERA TRANSCURRIR PARA CONSERVAR LOS REGISTROS Y DOCUMENTOS POR MEDIO DE MICROFILMACION.

El inciso primero del Art.455 del Código de Comercio, establece:
" Art.455.- Previa autorización de la Oficina que ejerce la vigilancia del Estado, los comerciantes podrán conservar los registros y documentos a que se refiere este Código, mediante copias hechas en microfotografía o en cualquier otro sistema similar, siempre que hayan transcurrido tres años de la fecha del documento o del cierre del registro que se reproduce".

4. ORDENAMIENTO, MANEJO Y MEDIOS DE CONSERVACION DE LOS ROLLOS DE MICROFOTOGRAFIA.

El sistema de ordenamiento, manejo y medios de conservación de los rollos de las microfotografías deberá ser lo suficientemente adecuado para obtener con facilidad, rapidez y claridad cualquier dato de tales documentos, en caso de consulta y comprobación.

5. DESIGNACION Y DEBERES DEL PERSONAL RESPONSABLE DE LA MICROFILMACION Y DESTRUCCION DE DOCUMENTOS.

Todas las operaciones relacionadas con el proceso de microfilmación y destrucción de documentos, estarán bajo la responsabilidad de uno o más funcionarios designados para tal efecto por la institución. Este personal tendrá a su cargo, especialmente:
a) Establecer la corrección de los registros y documentos por microfilmarse y su control posterior hasta ser destruídos;
b) Microfilmar satisfactoriamente los registros y documentos, certificando que se ha cofrontado la película con los originales;
c) Controlar los rollos de películas antes de usarse y durante el proceso de filmación;
d) Cuidar de que cada rollo de película microfilmada en ningún momento sea objeto de corte o adición alguna;
e) Cuidar del buen estado de funcionamiento del equipo de microfilmación, de procesado y de lectura, así como de los rollos microfilmados en tanto permanezca en su poder;
f) Velar por la confidencialidad de la información microfilmada, especialmente cuando la operación de revelado deba efectuarse fuera de la institución.

6. DESIGNACION Y RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL ENCARGADO DE LA GUARDA, CUSTODIA Y CONSERVACION DE LOS ROLLOS MICROFILMADOS.

El o los funcionarios designados por la Institución para la guarda, custodia y conservación de los rollos microfilmados, serán responsables con respecto a que dichos ejemplares se conserven sin corte o adición alguno, en lugar seguro y acondicionado de manera que se obtenga, por una parte, eficaz protección contra sustracciones, siniestros y destrucción por la acción de los elementos climatéricos, y por otra, la fácil consulta de los rollos. Para este último efecto los rollos deben clasificarse y codificarse adecuadamente y elaborarse el índice respectivo.

La designación del o de los funcionarios a que se alude anteriormente, así como también los mencionados en el numeral 5, deben comunicarse a esta Superintendencia.

7. PROCEDIMIENTO PARA LA MICROFILMACION

7.1 Información Preliminar que debe Contener cada Rollo de Microfotografía. Al inicio de cada rollo deberá dejarse correr la película sin firmar un espacio suficiente para la protección de las microfotografías que vayan a tomarse y el ensamble a la máquina lectora. A continuación se filmará en primer término un documento que contenga el nombre de la institución, la indicación de ser el principio del rollo, la naturaleza de los documentos, el número de ellos y demás referencias adoptadas para la fácil identificación del rollo, así como el nombre del operador y del funcionario que verificó la corrección de los documentos que hayan de filmarse y el lugar y la fecha en que se empezó la respectiva filmación.

7.2 Información Final que debe Contener cada Rollo de Microfotografías:
Además de otras certificaciones que se hayan puesto en el curso de la filmación, al terminar cada rollo se comprenderá dentro de él la certificación que extienda el funcionario responsable respecto al número de documentos microfilmados, al hecho de que previamente se comprobó la corrección de dichos documentos, firmas y demás características y al de que la microfilmación se realizó dentro de la rutina establecida sin que se apreciarán anomalías al respecto, salvo si se llegaran a advertir en el proceso de microfilmación (que la máquina sufra una avería que haga prever deficiencias en las microfotografías tomadas, que se determine que faltaron o sobraron documentos, o entraron en la microfilmadora doblados o indebidamente adheridos unos a otros, que quedaron espacios en blanco, etc.), en cuyo caso la certificación deberá precisar tales anomalías y las medidas adoptadas para subsanarlas.

7.3 Final de la Filmación de Series de Documentos o de una misma Clasificación.
Cuando la microfilmación de una serie de documentos de la misma naturaleza concluya dentro de un determinado rollo, que dando disponible parte de éste, deberá hacerse constar mediante certificación, que el referido proceso para esa serie ha concluido, anotándose además las referencias necesarias que determinen la clase de documentos y la correspondiente relación con el índice de archivo. Asimismo deberá indicarse si los documentos fueron filmados por el anverso y el reverso o sólo por un lado.
Al iniciar en el mismo rollo la filmación de documentos de una serie distinta, se deberá a su vez, indicar que es el principio de la misma, y anotar todas las referencias con las cuales se determine la naturaleza de los documentos y se facilite la relación con el índice de archivo.

7.4 Microfilmación Completa de los Documentos
La microfilmación de documentos que contengan anotaciones en el reverso, si no se hace con equipo que microfilme simultáneamente las dos caras del mismo, deberá hacerse filmando toda la serie de documentos por el anverso y a continuación en el mismo orden, por el reverso. En este último caso, los documentos deberán estar previamente marcados con un sello que permita identificar el anverso y el reverso del mismo.7.5 Revisión de los Rollos de Películas Microfilmadas
Al recibirse los rollos de películas reveladas, se procederá a su revisión para comprobar que no hay imágenes reproducidas en forma defectuosa, u omisiones (velados, superpuestos, espacios en blanco, etc.), así como tampoco recortes, empalmes, etc.
Si la revisión resulta ser satisfactoria uno de los rollos filmados deberá entregarse al funcionario o funcionarios a quienes se encargue la guarda, custodia y conservación de los mismos. Otro ejemplar del rollo se guardará en un local distinto del que ocupe la oficina central de la institución, bajo la responsabilidad de la Gerencia. La entrega de los rollos se hará constar por medio de acta.
Si al revisar la película se advierten errores o anomalías de cualquier clase, deberá tomarse nota de las mismas para los siguientes efectos:

a) Para verificar que dichas irregularidades han sido informadas, y se han explicado sus causas en la certificación extendida por el funcionario responsable, así como para evaluar si las medidas adoptadas por el mismo, para subsanarlas, han sido adecuadas. Todo ello de conformidad a lo indicado en el punto 7.2 de las presentes normas.
b) Para conocer si además de las anomalías informadas por el funcionario responsable, existen otras que no se hubieren observado en el proceso de filmación, debiéndose también en este caso, extender por parte de la misma persona la correspondiente certificación en que se haga constar la existencia de tales anomalías, así como sus causas.
Debiendo a que los rollos de microfotografías por ninguna razón pueden ser objeto de corte o adición alguna, la microfilmación necesaria para certificar y corregir las irregularidades a que se alude en este punto, deberá ser realizada en rollos especiales en los que se han de satisfacer los mismos requisitos exigidos para los rollos ordinarios.
En estos rollos especiales se indicarán las referencias necesarias que faciliten relacionarlo con el rollo cuya filmación se corrige, debiéndose tener cuidado en que las correcciones de que se trate sean microfilmadas en el mismo orden en que se consignaron en la certificación. Los rollos especiales deberán manejarse y conservarse bajo las mismas normas de seguridad recomendadas para los rollos ordinarios.
Para las dos clases de certificaciones y correcciones que se mencionan en los puntos a) y b) anteriores, debe establecerse un sistema de referencias que aseguren localizar e identificar con toda exactitud el error o anomalía observada, y su respectiva corrección.

8. REGISTRO DE MICROFILMACION Y DESTRUCCION DE DOCUMENTOS

Será obligatorio establecer y llevar debidamente, sin atrasos un Registro de Microfilmación y Destrucción de Documentos, cuyo modelo se anexa a estas normas. Este Registro deberá estar foliado, y ser autorizado poe esta Superintendencia.

9. RUPTURA O DETERIORO DE LOS ROLLOS DE PELICULAS MICROFILMADAS

Si por cualquier causa llegara a romperse o deteriorarse un rollo de película ya filmado, de los que se encuentran en poder de los respectivos custodios, deberá levantarse un acta suscrita por los funcionarios responsables, haciendo constar el motivo de la ruptura o dererioro, si se sustrajo o no parte de la película, así como si se conservan los documentos originales. De dicha acta se enviará de inmediato un ejemplar a esta Superintendencia, quien de acuerdo con las circunstancias del caso, indicará por escrito lo que estime conveniente. Mientras tanto la institución no reciba la mencionada comunicación, la Gerencia deberá tomar todas las medidas de seguridad necesarias para evitar que se alteren los hechos.

10. DESTRUCCION DE LOS REGISTROS Y DOCUMENTACION

La destrucción de los registros y documentos deberá realizarse bajo la propia responsabilidad de la institución y deberá hacerse mediante la incineración de los mismos o por cualquier otro procedimiento que asegure su destrucción total, levantando un acta al efecto, suscrita por el personal responsable de tales operaciones. En dicha acta se hará constar la clase de registros y documentos que fueron incinerados o destruidos, y las referencias que identifiquen claramente los rollos en los que tales documentos fueron microfilmados, y por otra parte, hacer las anotaciones respectivas en el Registro de Microfilmación y Destrucción de Documentos.

11. DISPOSICION OPCIONAL

Sin perjuicio de lo indicado en el punto 3 del presente documento, las instituciones podrán microfilmar registros y documentos, con fines de seguridad, en el momento en que lo consideren conveniente, siempre y cuando se observe el cumplimiento de los preceptos legales enunciados en lo referente al tiempo durante el cual debe conservarse la documentación original y las presentes normas.

ANEXOS

Anexos 1